Penyedia virtual data room terbaik

Teknologi virtual data room adalah unsur yang tak terelakkan dalam semua transaksi bisnis. Perusahaan segala ukuran menggunakan data room sebagai ruang penyimpanan data perusahaan, platform komunikasi, dan sarana pengambilan keputusan strategis.

Ruang data elektronik yang dipilih dengan baik mampu memberikan tingkat keamanan, fungsi, dan keserbagunaan yang tak tertandingi. Kini pelaku transaksi memiliki pilihan yang tak terbatas untuk memanfaatkan sarana canggih dan alur kerja yang sudah didesain sebelumnya, serta dapat memproses transaksi lebih cepat.

Alhasil, virtual data room yang lebih mudah diakses dan tersedia hampir membuat usang konsep data room fisik dalam semua industri.

Apa itu virtual data room?

Virtual data room atau ruang data virtual adalah platform online yang mengombinasikan penyimpanan cloud dengan berbagai sarana transaksi penting. Digital data room sangat bermanfaat, khususnya untuk proses-proses yang melibatkan dokumentasi dalam jumlah besar, karena berperan sebagai ruang penyimpanan data perusahaan jarak jauh.

Virtual data room online juga dapat berperan sebagai platform kolaborasi untuk operasi harian, manajemen dewan, dan semua proyek yang membutuhkan kontribusi beberapa pihak secara bersamaan. Beberapa contoh paling umum dari penerapan virtual data room adalah M&A, uji tuntas (due diligence) perusahaan, manajemen portofolio, dan pendanaan.

Apa saja kasus penggunaan virtual data room terpopuler?

Berdasarkan penelitian kami, data room dapat menawarkan banyak hal untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dalam banyak sektor. Namun, ada beberapa industri yang paling banyak mengandalkan perangkat lunak virtual data room saat ini.

Inilah beberapa kasus penggunaan virtual data room utama berdasarkan urutan popularitasnya.

M&A dan uji tuntas (due diligence)

Merger dan akuisisi sangat penting untuk pertumbuhan dan perkembangan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar. Selain itu, banyak industri, seperti startup teknologi, hanya mengandalkan akuisisi sebagai target exit strategy atau tahap pencapaian penting mereka.

Tantangan terbesar untuk semua transaksi M&A adalah uji tuntas yang menyeluruh. Para pelaku transaksi harus mempelajari banyak sekali dokumen dalam jangka waktu yang relatif singkat.

Virtual data room membantu menciptakan lingkungan yang gesit dan mampu mengakses berkas yang dibutuhkan dalam hitungan detik. Ini membantu pengambilan keputusan utama yang lebih cepat. Firma hukum dan perusahaan sama-sama memperoleh manfaat dari aksesibilitas universal dan solusi otomatis yang ditawarkan oleh solusi data room modern.

Dana dan ekuitas swasta

Dana dengan profil risiko tinggi dan perusahaan ekuitas swasta umumnya menangani banyak data rahasia. Ini membutuhkan keamanan yang lebih kuat dan transparansi internal. Ruang data virtual menawarkan banyak sarana untuk semua proses, mulai dari pendanaan hingga nasihat investasi, dengan mengamankan data pengguna dan memberikan akses ke berbagai analitik.

Hukum

Pengacara dan perusahaan hukum harus mematuhi peraturan yang ketat untuk memastikan keabsahan dari praktik mereka. Padahal, ada banyak dokumen sensitif dan informasi pribadi yang harus ditangani.

Artinya, sektor hukum merupakan salah satu sektor pertama yang memperoleh manfaat dari fitur-fitur virtual data room yang terdepan dalam industri, seperti enkripsi, kontrol akses, dan pengambilan data jarak jauh.

Perbankan investasi

Sebagai lembaga keuangan yang utamanya beroperasi atas dasar nasihat, perbankan investasi membutuhkan solusi software yang mengombinasikan komunikasi sederhana dengan penyimpanan data penting. Bankir investor menggunakan ruang data untuk mengumpulkan informasi, melakukan uji tuntas, menunjukkan target kepada calon pembeli, dan membantu integrasi pasca-transaksi.
Selain keamanan yang lebih kuat, data room juga membantu bank investasi untuk mengorganisasi operasi mereka dengan meningkatkan akuntabilitas karyawan dan menyederhanakan pelaporan. 

Industri farmasi dan bioteknologi

Kesehatan adalah sektor lain yang menangani banyak data rahasia, seperti informasi pasien, hasil penelitian, dan lainnya. Kegagalan untuk mengamankan data tersebut dapat mengakibatkan pencurian data oleh kompetitor atau bahkan gugatan skala besar.

Selain membantu pengguna melindungi berkas sensitif mereka, data room membantu menangani prosedur-prosedur yang kompleks dan menghabiskan waktu, seperti pengajuan lisensi. Dengan menyimpan semua dokumentasi yang dibutuhkan di satu tempat terpusat, perusahaan dapat memperoleh lisensi yang dibutuhkan dengan lebih cepat.

1. iDeals
4.8
2. Citrix
4.5
3. DataSite
4.1
4. Intralinks
3.9
5. Brainloop
3.8
6. SmartRoom
3.6
7. BlackBerry
3.3
8. Box
3.2

Industri lain apa yang menggunakan virtual data room?

Hasil penelitian industri data room kami menunjukkan bahwa ada beberapa sektor lain yang kini makin sering menggunakan ruang data virtual. Inilah tiga contoh yang paling sesuai.

Real estate

Perusahaan real estate beralih ke virtual data room untuk mengelola portofolio, berkomunikasi dengan calon investor, dan memantau proyek jangka panjang. Sarana data room membantu perusahaan mengambil pendekatan yang terinformasi dalam transaksi real estate dan menyederhanakan manajemen dokumen.

Ruang penyimpanannya menyediakan catatan semua transaksi keuangan dan pengembangan lampau yang mudah diakses, sehingga pencarian dokumen menjadi lebih lancar selama proses transaksi penting.

Investasi startup

Investor menggunakan ruang data virtual sebagai platform strategi untuk membandingkan peluang, meminta dokumen yang dibutuhkan, dan melakukan uji tuntas. Transaksi yang sukses kemudian dikirimkan ke bagian portofolio dari data room.

Di waktu yang bersamaan, startup dapat menggunakan solusi virtual data room untuk memasarkan perusahaan mereka, mengorganisasi pengembangan perusahaan, dan menyiapkan akuisisi, merger, atau transisi besar lainnya.

IPO

Saat mengajukan IPO (initial public offering), organisasi harus mengumpulkan banyak sekali dokumen untuk dikirimkan. Sebagian besar berkas itu sangat rahasia dan membutuhkan tingkat keamanan ekstra. Selain itu, proses IPO sering melibatkan konsultasi pihak ketiga, sehingga fitur kolaborasi data room menjadi sangat penting.

12 alasan mengapa perusahaan memilih virtual data room

1

Tingkat keamanan dokumen rahasia yang tidak tertandingi

2

Organisasi dan distribusi dokumen yang mudah

3

Ruang kerja terpusat dengan alur kerja transparan dan akuntabilitas yang lebih baik

4

Hemat biaya dibandingkan dengan ruang data tradisional

5

Solusi fungsional untuk kolaborasi dan pengambilan keputusan jarak jauh

6

Proses transaksi lebih cepat, mulai dari uji tuntas hingga integrasi

7

Investasi dalam data room membuat perusahaan terlihat lebih tepercaya dan berpandangan ke depan

8

Aksesibilitas data dan orang yang serbaguna

9

Kesempatan tidak terbatas untuk semua jenis proyek

10

Data room biasanya tidak membutuhkan perangkat keras atau plug-in tambahan

11

Pilihan pemanfaatan dari keahlian dan nasihat penyedia

12

Komunikasi lebih baik dengan fitur chat bawaan, tanya jawab, panggilan video, dan sebagainya

Apa saja fitur-fitur keamanan terpenting dalam virtual data room?

Keamanan data adalah masalah utama dalam semua bisnis modern. Kebutuhan perlindungan data yang besar dan senantiasa berkembang mendorong perusahaan untuk memercayakan data rahasia mereka pada ruang data virtual. Perangkat lunak data room tingkat lanjut menjamin berkas pengguna tidak akan diretas dalam beberapa tingkat.

data room features

Sertifikasi keamanan 

Penyedia ruang data yang bereputasi memastikan produk mereka sesuai dengan standar-standar keamanan khusus industri. Cara terbaik untuk mengetahui apakah penyedia data room memperhatikan keamanan pelanggan adalah dengan memeriksa sertifikasi mereka, seperti ISO 27001, HIPAA, dan SOC 2.

Keamanan akses

Perlindungan data tingkat lanjut mengontrol siapa saja yang dapat mengaksesnya dan wewenang mereka untuk berinteraksi dengan data. Pembagian berkas secara aman dalam virtual data room juga terjamin melalui penugasan hak istimewa tertentu berdasarkan peran setiap pengguna.

Kategori tindakan keamanan ini membantu melindungi data sensitif, memantau semua interaksi, dan mencegah ancaman kebocoran internal.

Keamanan dokumen

Selain memastikan data rahasia hanya dapat diakses oleh pengguna tertentu, administrator dapat menugaskan lapisan perlindungan tambahan. Beberapa contohnya adalah izin hanya lihat, pop-up NDA, dan riwayat aktivitas yang rinci.

Keamanan komunikasi

Selain perlindungan berkas, virtual data room memungkinkan pertukaran informasi secara aman dengan menciptakan lingkungan yang aman untuk semua jenis komunikasi. Misalnya, pengguna dapat memilih untuk membentuk grup dan membahas topik tertentu secara privat, sementara semua interaksi mereka dienkripsi.

Data room tepercaya adalah platform aman yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola dokumen sensitif mereka dengan percaya diri. Aspek terpenting adalah memilih penyedia yang menawarkan rangkaian fitur keamanan dan tingkat kepatuhan yang dibutuhkan.

Apa saja fitur dan fungsi yang ditawarkan virtual data room?

Ruang data virtual menawarkan cakupan kemampuan tanpa batas kepada pengguna mereka. Namun, ada beberapa fitur utama yang memberikan nilai terbaik.

Fitur manajemen dokumen

Virtual data room memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dengan mudah dari perangkat atau lokasi mana pun. Ruang digital menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan salinan fisik, sehingga mengurangi biaya dan tenaga untuk menyimpan arsip tradisional. Beberapa fitur tambahan yang meningkatkan pengalaman manajemen dokumen pengguna adalah:

Manajemen pengguna

Data room yang baik memiliki beberapa tingkat akses yang menentukan jenis data apa yang dapat diperoleh dan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh setiap pengguna. Beberapa fitur lain yang membantu mengelola pengguna adalah:

Kemudahan penggunaan

Pengguna virtual data room berasal dari berbagai latar belakang teknis. Artinya, software ini harus cukup mudah untuk dapat digunakan semua orang secara efektif. Dua aspek yang utama adalah tampilan intuitif dan penerapan yang serbaguna. Ini mencakup kompatibilitas dengan semua sistem operasi, termasuk Windows, Linux, dan macOS.

Beberapa fitur lain yang meningkatkan pengalaman pengguna adalah:

Fitur pelaporan

Pelacakan dan pelaporan aktivitas membantu memeriksa jumlah pengguna tepat yang berinteraksi dengan dokumen tertentu, menilai keterlibatan mereka, dan mengarahkan kembali alur kerja, jika perlu. Fitur-fitur laporan ini sangat membantu pengguna:

Fitur komunikasi

Virtual data room memungkinkan beberapa tingkat komunikasi jarak jauh yang efektif. Dengan teknologi yang tepat, pengguna dapat membahas bisnis melalui chat, panggilan, email, dan lainnya. Fitur-fitur umum yang meningkatkan komunikasi ruang data adalah:

Dukungan pelanggan

Tim dukungan pelanggan yang efektif sangat penting untuk memberikan pengalaman data room yang berhasil. Cara terbaik untuk menilai kualitas dukungan adalah dengan meminta demo gratis atau mendaftar uji coba gratis, lalu mencari fitur-fitur seperti:

Kombinasi dari semua sarana di atas akan menciptakan fondasi yang solid untuk memberikan pengalaman virtual data room yang produktif.

Cara mengatur virtual data room dalam 3 langkah cepat

Setelah penyedia yang cocok dipilih, Anda hanya perlu mengatur ruang data virtual untuk transaksi mendatang. Ini dapat dilakukan dalam tiga langkah.

Buat grup dan undang pengguna

Dengan membuat daftar semua calon pengguna dan membaginya ke dalam beberapa grup berdasarkan peran dalam perusahaan atau kontribusi terhadap proyek, Anda dapat mempercepat proses undangan.

Atur izin

Saat menugaskan izin, penting untuk mengombinasikan keamanan dan kemudahan. Ini berarti mengatur kondisi akses berdasarkan tanggung jawab setiap pengguna dalam proyek.

Tambahkan dokumen dan berkas

Tahap terakhir adalah mengisi virtual data room. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat struktur folder terlebih dahulu, lalu mengirimkan dokumen sekaligus.

Perbandingan virtual data room: cara memilih ruang data virtual

Menentukan virtual data room terbaik mungkin sulit, apalagi jika Anda adalah pemula dalam industri ini dan belum pernah menggunakan ruang data virtual.

Ada banyak penyedia VDR di pasaran, dan setiap penyedia memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Lalu, bagaimana cara memilih data room terbaik untuk kebutuhan Anda? Tentu saja, pilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.

Pertama, tentukan target dan hasil apa yang ingin Anda capai.

Kedua, bandingkan virtual data room di web dengan mempertimbangkan kriteria seperti keahlian, model perhitungan harga, langkah-langkah keamanan, kapasitas penyimpanan, dan sebagainya.

Apa yang harus diperhatikan saat membandingkan data room? 

Anda dapat menghemat banyak waktu menggunakan tabel perbandingan ruang data kami. Kami sudah menampilkan 10 vendor terbaik yang merupakan pemimpin industri. Pelajari saja rating, ulasan, dan komentar tentang setiap penyedia, dan tentukan mana yang paling cocok untuk Anda.

Tentu saja, Anda masih dapat membandingkan virtual data room sendiri.

Lalu, apa yang harus diperhatikan? Secara umum, kami menyarankan Anda untuk memperhatikan kriteria-kriteria ini saat mempelajari tentang ruang data virtual:

Sekarang, mari kita diskusikan setiap poin di atas dengan lebih rinci. Sebagai ilustrasi, kami akan membandingkan tiga data room terbaik — iDeals, Citrix, dan Datasite.

Perbandingan virtual data room

Dari perbandingan detail antara iDeals, Citrix, dan Datasite di atas, Anda dapat melihat bahwa setiap vendor memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Saat memilih virtual data room, fokuslah pada kebutuhan bisnis Anda dan perhatikan faktor-faktor yang kami bahas tadi saat membandingkan ketiga penyedia di atas.

FAQ

Harga layanan virtual data room bervariasi, tergantung model perhitungan harga dan vendor. Hal-hal yang harus dipertimbangkan adalah tujuan proyek Anda karena setiap tujuan dapat diubah menjadi fitur dalam VDR. Secara umum, penyedia dapat mengenakan biaya per halaman, per pengguna, atau per ukuran penyimpanan. Ada juga biaya bulanan tetap untuk rangkaian fitur tertentu. Harga bisa naik lagi jika penyedia VDR menawarkan fitur-fitur lanjut lainnya.
Virtual data room adalah repositori online yang aman untuk menyimpan dan membagikan data antarpihak yang terlibat. Layanan ini biasanya digunakan dalam negosiasi M&A. Fitur standarnya termasuk izin tingkat lanjut, sarana tanya jawab, autentikasi multi-faktor, entri pelacakan dan laporan, dan lainnya. Dalam banyak kasus, solusi cloud lebih disukai karena tidak memerlukan instalasi.
“Data room” atau ruang data adalah repositori online untuk menyimpan data sensitif dan rahasia perusahaan. Data room biasanya digunakan untuk uji tuntas dan kebutuhan hukum dalam merger dan akuisisi. Sebelum ada ruang data virtual, bisnis hanya menggunakan ruang data fisik, yaitu kantor biasa dengan tingkat perlindungan lebih tinggi. Virtual data room selangkah lebih maju dan telah mengalihkan lokasi kantor tradisional ke repositori online. Fitur-fitur VDR menjadi beragam: selain menyimpan informasi target perusahaan, layanan ini juga kini mampu melacak entri dan aliran data, melakukan transaksi keuangan, mengedit/menghapus/memperbarui berkas yang ditambahkan, dan lainnya.
Tujuan dan fungsi ruang data dalam perbankan investasi tidak jauh berbeda dari penggunaannya di bidang lain. Data room perbankan investasi adalah gudang online yang mengizinkan pengguna berwenang untuk mengakses berkas dari berbagai belahan dunia. Virtual data room menyederhanakan uji tuntas untuk kedua pihak, sehingga mereka dapat mengelola transaksi M&A secara lebih efisien. Selain itu, perbankan investasi dapat memeriksa pengguna yang memasuki VDR, serta melacak durasi sesi dan dokumentasi yang mereka kerjakan.
Ruang data virtual biasanya digunakan untuk M&A, khususnya proses uji tuntas, yang membutuhkan penyimpanan dan pembagian banyak berkas mengenai penawaran target perusahaan. Repositori online ini bisa bermanfaat untuk bisnis yang harus menyimpan data dalam jumlah besar, atau mengatur akses jarak jauh ke informasi bagi beberapa pengguna secara bersamaan, sehingga menjamin kerahasiaan dokumen.
Ada beberapa perbedaan yang membedakan Dropbox dari ruang data virtual. Salah satunya adalah, meskipun ada update revolusioner dan pengembangan, Dropbox dirancang untuk menyederhanakan pembagian data antarpengguna internet, tanpa menawarkan keamanan lebih tinggi. Struktur perangkat lunaknya juga berbeda. Dropbox didasarkan pada satu folder utama yang berisi semua data, sementara data room mencakup proyek-proyek terpisah dengan akses berwenang ke setiap proyek. Selain itu, tim layanan pelanggan di virtual data room membantu melakukan transaksi M&A yang berhasil, sementara Dropbox kurang aman dan profesional untuk menjalankan transaksi bisnis serius.
Merger dan akuisisi (M&A) terjadi saat target perusahaan menjual perusahaannya ke calon bidder untuk menerima penghasilan yang sudah diperkirakan. Transaksi ini tidak dapat diselesaikan tanpa akuisisi, sehingga mereka harus melakukan pemeriksaan uji tuntas dan menganalisis informasi sensitif dan rahasia. Ruang data virtual M&A dibutuhkan karena layanan ini dirancang untuk menyimpan semua informasi yang relevan dengan transaksi dalam satu solusi cloud yang aman, serta mendukung layanan berbagi dan pembaruan dokumen yang mudah.
Uji tuntas adalah proses pemeriksaan kepercayaan dan keuntungan penawaran target perusahaan, pemilihan strategi yang paling sesuai dengan transaksi M&A, dan verifikasi apakah transaksi cocok atau tidak. Prosesnya dimulai saat para pihak menandatangani letter of intent (LOI) dan dibutuhkan dalam hampir semua M&A. Uji tuntas melibatkan penyelidikan dan audit hubungan data apa pun dengan aktivitas organisasi yang diakuisisi, termasuk catatan perusahaan, laporan keuangan, kontrak dengan pelanggan, daftar hak milik intelektual, real estate, dan aset lain apa pun, dan seterusnya, yang dapat disimpan dalam VDR yang dirancang untuk uji tuntas M&A. Langkah ini membantu pembeli menentukan apakah penawaran yang diberikan layak diterima berdasarkan fakta-fakta.
Selain menyiapkan data untuk disimpan dan dibagikan melalui ruang data, pihak-pihak yang terlibat dapat memilih penyedia VDR yang andal dan bereputasi baik. Setelah tugas selesai, Anda hanya perlu membuka repositori untuk membuat data room, lalu buat grup dokumen, undang pengguna baru dengan menambahkan email mereka, dan kustomisasi fitur untuk mengatur akses terbatas ke dokumen dan berkas yang ditambahkan.
Ruang data menyederhanakan proses penyimpanan dan pembagian data sensitif dan komersial dari bisnis apa pun. Ini khususnya berguna selama perjanjian merger dan akuisisi. Selain itu, perangkat lunak data room menjamin tingkat keamanan yang tinggi dan mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat bagi pihak penjual maupun pembeli. Alasannya adalah karena layanan ini dapat menganalisis data dari belahan dunia mana pun, tanpa harus pergi ke lokasi target perusahaan dan memiliki peluang terbatas per satu kali pemeriksaan. Ruang data virtual cenderung lebih hemat biaya dan intuitif dalam operasi dan penyesuaian jangka panjang.