Ideals adalah penyedia ruang data virtual yang berorientasi pada pelanggan yang memastikan layanan pelanggan yang sempurna, kemudahan penggunaan, dan keamanan tingkat bank. Dengan bantuan fitur-fitur seperti redaksi bawaan, kontrol akses granular, dan alur kerja Q&...
Baca lebih lanjut tentang Ideals
VDR yang sangat baik. Kualitas dan harga terbaik.Alex L.
4.8/5
Platform yang luar biasa untuk kesepakatan M&A dengan harga kompetitif.Pablo B.
4.8/5
Semua VDR yang Anda butuhkan.Ralph J.
91% merekomendasikan
2. Citrix
4.5
Ruang data virtual Citrix ShareFile adalah produk yang dimiliki oleh Citrix Systems, pengembang ruang kerja cloud yang mengakuisisi ShareFile, penyedia solusi kolaboratif, pada tahun 2013. ShareFile didirikan pada tahun 2005 dengan kantor pusat di Raleigh, NC, dan seja...
Baca lebih lanjut tentang Citrix
Datasite LLC - sebelumnya disebut Merrill Corporation - adalah penyedia perangkat lunak yang didirikan pada tahun 1999 sebagai anak perusahaan dari Datasite Global Corporation, dan berkantor pusat di Minneapolis, Amerika Serikat.
Datasite menawarkan serangkaian prod...
Baca lebih lanjut tentang DataSite
Ruang data virtual Intralinks adalah solusi yang efisien dan serbaguna untuk akses data seketika dan kolaborasi tanpa batas selama transaksi bisnis.
Perusahaan ini didirikan pada tahun 1996, tetapi ruang data pertama untuk M&A diluncurkan pada tahun 2002. Kantor...
Baca lebih lanjut tentang Intralinks
Brainloop, didirikan pada tahun 2000, adalah penyedia ruang data virtual yang memfasilitasi kolaborasi yang aman pada transaksi dan transaksi kompleks yang memerlukan dokumen rahasia. Dengan kantor pusat yang berlokasi di Munich, Jerman, Brainloop memiliki kantor di Au...
Baca lebih lanjut tentang Brainloop
SmartRoom adalah salah satu produk dari BMC Group VDR LLC (BMC GROUP), penyedia solusi manajemen informasi terkemuka yang didirikan pada tahun 1998. Perusahaan ini berbasis di El Segundo, California, Amerika Serikat.
SmartRoom berspesialisasi dalam transaksi M&A...
Baca lebih lanjut tentang SmartRoom
BlackBerry Workspaces adalah ruang data virtual aman yang didirikan pada tahun 1984 dan berkantor pusat di Waterloo, Ontario. Saat ini, mereka memiliki 30 kantor di seluruh dunia di Eropa, Amerika Utara, Amerika Latin, dan Asia Pasifik.
VDR memiliki antarmuka yang r...
Baca lebih lanjut tentang BlackBerry
Box adalah penyedia penyimpanan awan, solusi kolaborasi jarak jauh, dan solusi ruang data virtual yang didirikan di Amerika Serikat pada tahun 2005. Box memiliki kantor di empat kota di AS, serta di sembilan negara lainnya: Kanada, Inggris, Prancis, Jerman, Belanda, Sw...
Baca lebih lanjut tentang Box
Teknologi virtual data room adalah unsur yang tak terelakkan dalam semua transaksi bisnis. Perusahaan segala ukuran menggunakan data room sebagai ruang penyimpanan data perusahaan, platform komunikasi, dan sarana pengambilan keputusan strategis.
Ruang data elektronik yang dipilih dengan baik mampu memberikan tingkat keamanan, fungsi, dan keserbagunaan yang tak tertandingi. Kini pelaku transaksi memiliki pilihan yang tak terbatas untuk memanfaatkan sarana canggih dan alur kerja yang sudah didesain sebelumnya, serta dapat memproses transaksi lebih cepat.
Alhasil, virtual data room yang lebih mudah diakses dan tersedia hampir membuat usang konsep data room fisik dalam semua industri.
Apa itu virtual data room?
Virtual data room atau ruang data virtual adalah platform online yang mengombinasikan penyimpanan cloud dengan berbagai sarana transaksi penting. Digital data room sangat bermanfaat, khususnya untuk proses-proses yang melibatkan dokumentasi dalam jumlah besar, karena berperan sebagai ruang penyimpanan data perusahaan jarak jauh.
Virtual data room online juga dapat berperan sebagai platform kolaborasi untuk operasi harian, manajemen dewan, dan semua proyek yang membutuhkan kontribusi beberapa pihak secara bersamaan. Beberapa contoh paling umum dari penerapan virtual data room adalah M&A, uji tuntas (due diligence) perusahaan, manajemen portofolio, dan pendanaan.
Apa saja kasus penggunaan virtual data room terpopuler?
Berdasarkan penelitian kami, data room dapat menawarkan banyak hal untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dalam banyak sektor. Namun, ada beberapa industri yang paling banyak mengandalkan perangkat lunak virtual data room saat ini.
Inilah beberapa kasus penggunaan virtual data room utama berdasarkan urutan popularitasnya.
M&A dan uji tuntas (due diligence)
Merger dan akuisisi sangat penting untuk pertumbuhan dan perkembangan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar. Selain itu, banyak industri, seperti startup teknologi, hanya mengandalkan akuisisi sebagai target exit strategy atau tahap pencapaian penting mereka.
Tantangan terbesar untuk semua transaksi M&A adalah uji tuntas yang menyeluruh. Para pelaku transaksi harus mempelajari banyak sekali dokumen dalam jangka waktu yang relatif singkat.
Virtual data room membantu menciptakan lingkungan yang gesit dan mampu mengakses berkas yang dibutuhkan dalam hitungan detik. Ini membantu pengambilan keputusan utama yang lebih cepat. Firma hukum dan perusahaan sama-sama memperoleh manfaat dari aksesibilitas universal dan solusi otomatis yang ditawarkan oleh solusi data room modern.
Dana dan ekuitas swasta
Dana dengan profil risiko tinggi dan perusahaan ekuitas swasta umumnya menangani banyak data rahasia. Ini membutuhkan keamanan yang lebih kuat dan transparansi internal. Ruang data virtual menawarkan banyak sarana untuk semua proses, mulai dari pendanaan hingga nasihat investasi, dengan mengamankan data pengguna dan memberikan akses ke berbagai analitik.
Hukum
Pengacara dan perusahaan hukum harus mematuhi peraturan yang ketat untuk memastikan keabsahan dari praktik mereka. Padahal, ada banyak dokumen sensitif dan informasi pribadi yang harus ditangani.
Artinya, sektor hukum merupakan salah satu sektor pertama yang memperoleh manfaat dari fitur-fitur virtual data room yang terdepan dalam industri, seperti enkripsi, kontrol akses, dan pengambilan data jarak jauh.
Perbankan investasi
Sebagai lembaga keuangan yang utamanya beroperasi atas dasar nasihat, perbankan investasi membutuhkan solusi software yang mengombinasikan komunikasi sederhana dengan penyimpanan data penting. Bankir investor menggunakan ruang data untuk mengumpulkan informasi, melakukan uji tuntas, menunjukkan target kepada calon pembeli, dan membantu integrasi pasca-transaksi. Selain keamanan yang lebih kuat, data room juga membantu bank investasi untuk mengorganisasi operasi mereka dengan meningkatkan akuntabilitas karyawan dan menyederhanakan pelaporan.
Industri farmasi dan bioteknologi
Kesehatan adalah sektor lain yang menangani banyak data rahasia, seperti informasi pasien, hasil penelitian, dan lainnya. Kegagalan untuk mengamankan data tersebut dapat mengakibatkan pencurian data oleh kompetitor atau bahkan gugatan skala besar.
Selain membantu pengguna melindungi berkas sensitif mereka, data room membantu menangani prosedur-prosedur yang kompleks dan menghabiskan waktu, seperti pengajuan lisensi. Dengan menyimpan semua dokumentasi yang dibutuhkan di satu tempat terpusat, perusahaan dapat memperoleh lisensi yang dibutuhkan dengan lebih cepat.
1. Ideals
4.8
2. Citrix
4.5
3. DataSite
4.1
4. Intralinks
3.9
5. Brainloop
3.8
6. SmartRoom
3.6
7. BlackBerry
3.3
8. Box
3.2
Industri lain apa yang menggunakan virtual data room?
Hasil penelitian industri data room kami menunjukkan bahwa ada beberapa sektor lain yang kini makin sering menggunakan ruang data virtual. Inilah tiga contoh yang paling sesuai.
Real estate
Perusahaan real estate beralih ke virtual data room untuk mengelola portofolio, berkomunikasi dengan calon investor, dan memantau proyek jangka panjang. Sarana data room membantu perusahaan mengambil pendekatan yang terinformasi dalam transaksi real estate dan menyederhanakan manajemen dokumen.
Ruang penyimpanannya menyediakan catatan semua transaksi keuangan dan pengembangan lampau yang mudah diakses, sehingga pencarian dokumen menjadi lebih lancar selama proses transaksi penting.
Investasi startup
Investor menggunakan ruang data virtual sebagai platform strategi untuk membandingkan peluang, meminta dokumen yang dibutuhkan, dan melakukan uji tuntas. Transaksi yang sukses kemudian dikirimkan ke bagian portofolio dari data room.
Di waktu yang bersamaan, startup dapat menggunakan solusi virtual data room untuk memasarkan perusahaan mereka, mengorganisasi pengembangan perusahaan, dan menyiapkan akuisisi, merger, atau transisi besar lainnya.
IPO
Saat mengajukan IPO (initial public offering), organisasi harus mengumpulkan banyak sekali dokumen untuk dikirimkan. Sebagian besar berkas itu sangat rahasia dan membutuhkan tingkat keamanan ekstra. Selain itu, proses IPO sering melibatkan konsultasi pihak ketiga, sehingga fitur kolaborasi data room menjadi sangat penting.
12 alasan mengapa perusahaan memilih virtual data room
1
Tingkat keamanan dokumen rahasia yang tidak tertandingi
2
Organisasi dan distribusi dokumen yang mudah
3
Ruang kerja terpusat dengan alur kerja transparan dan akuntabilitas yang lebih baik
4
Hemat biaya dibandingkan dengan ruang data tradisional
5
Solusi fungsional untuk kolaborasi dan pengambilan keputusan jarak jauh
6
Proses transaksi lebih cepat, mulai dari uji tuntas hingga integrasi
7
Investasi dalam data room membuat perusahaan terlihat lebih tepercaya dan berpandangan ke depan
8
Aksesibilitas data dan orang yang serbaguna
9
Kesempatan tidak terbatas untuk semua jenis proyek
10
Data room biasanya tidak membutuhkan perangkat keras atau plug-in tambahan
11
Pilihan pemanfaatan dari keahlian dan nasihat penyedia
12
Komunikasi lebih baik dengan fitur chat bawaan, tanya jawab, panggilan video, dan sebagainya
Apa saja fitur-fitur keamanan terpenting dalam virtual data room?
Keamanan data adalah masalah utama dalam semua bisnis modern. Kebutuhan perlindungan data yang besar dan senantiasa berkembang mendorong perusahaan untuk memercayakan data rahasia mereka pada ruang data virtual. Perangkat lunak data room tingkat lanjut menjamin berkas pengguna tidak akan diretas dalam beberapa tingkat.
Sertifikasi keamanan
Penyedia ruang data yang bereputasi memastikan produk mereka sesuai dengan standar-standar keamanan khusus industri. Cara terbaik untuk mengetahui apakah penyedia data room memperhatikan keamanan pelanggan adalah dengan memeriksa sertifikasi mereka, seperti ISO 27001, HIPAA, dan SOC 2.
Keamanan akses
Perlindungan data tingkat lanjut mengontrol siapa saja yang dapat mengaksesnya dan wewenang mereka untuk berinteraksi dengan data. Pembagian berkas secara aman dalam virtual data room juga terjamin melalui penugasan hak istimewa tertentu berdasarkan peran setiap pengguna.
Kategori tindakan keamanan ini membantu melindungi data sensitif, memantau semua interaksi, dan mencegah ancaman kebocoran internal.
Keamanan dokumen
Selain memastikan data rahasia hanya dapat diakses oleh pengguna tertentu, administrator dapat menugaskan lapisan perlindungan tambahan. Beberapa contohnya adalah izin hanya lihat, pop-up NDA, dan riwayat aktivitas yang rinci.
Keamanan komunikasi
Selain perlindungan berkas, virtual data room memungkinkan pertukaran informasi secara aman dengan menciptakan lingkungan yang aman untuk semua jenis komunikasi. Misalnya, pengguna dapat memilih untuk membentuk grup dan membahas topik tertentu secara privat, sementara semua interaksi mereka dienkripsi.
Data room tepercaya adalah platform aman yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola dokumen sensitif mereka dengan percaya diri. Aspek terpenting adalah memilih penyedia yang menawarkan rangkaian fitur keamanan dan tingkat kepatuhan yang dibutuhkan.
Apa saja fitur dan fungsi yang ditawarkan virtual data room?
Ruang data virtual menawarkan cakupan kemampuan tanpa batas kepada pengguna mereka. Namun, ada beberapa fitur utama yang memberikan nilai terbaik.
Fitur manajemen dokumen
Virtual data room memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dengan mudah dari perangkat atau lokasi mana pun. Ruang digital menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan salinan fisik, sehingga mengurangi biaya dan tenaga untuk menyimpan arsip tradisional. Beberapa fitur tambahan yang meningkatkan pengalaman manajemen dokumen pengguna adalah:
Penomoran indeks otomatis
Tampilan langsung
Hosting data dalam jumlah besar
Pembuatan dan sistematisasi folder yang lebih sederhana
Watermark
Manajemen pengguna
Data room yang baik memiliki beberapa tingkat akses yang menentukan jenis data apa yang dapat diperoleh dan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh setiap pengguna. Beberapa fitur lain yang membantu mengelola pengguna adalah:
Undangan massal
Pengaturan individu dan grup
Manajemen hak digital berdasarkan peran
Autentikasi multi-faktor dalam setiap login
Kemudahan penggunaan
Pengguna virtual data room berasal dari berbagai latar belakang teknis. Artinya, software ini harus cukup mudah untuk dapat digunakan semua orang secara efektif. Dua aspek yang utama adalah tampilan intuitif dan penerapan yang serbaguna. Ini mencakup kompatibilitas dengan semua sistem operasi, termasuk Windows, Linux, dan macOS.
Beberapa fitur lain yang meningkatkan pengalaman pengguna adalah:
Beberapa dukungan bahasa yang terintegrasi
Pencarian tingkat lanjut
Kustomisasi
Single sign-on untuk beberapa proyek
Tingkat uptime VDR tinggi
Fitur pelaporan
Pelacakan dan pelaporan aktivitas membantu memeriksa jumlah pengguna tepat yang berinteraksi dengan dokumen tertentu, menilai keterlibatan mereka, dan mengarahkan kembali alur kerja, jika perlu. Fitur-fitur laporan ini sangat membantu pengguna:
Log audit yang rinci
Visualisasi infografis dari aktivitas ruang data
Watermark dinamis
Notifikasi akses
Fitur komunikasi
Virtual data room memungkinkan beberapa tingkat komunikasi jarak jauh yang efektif. Dengan teknologi yang tepat, pengguna dapat membahas bisnis melalui chat, panggilan, email, dan lainnya. Fitur-fitur umum yang meningkatkan komunikasi ruang data adalah:
Sarana kolaborasi, seperti manajer tugas dengan item yang dapat ditindaklanjuti
Tanya jawab yang terintegrasi
Adaptasi lancar untuk sarana penjadwalan dan pengiriman email pihak ketiga
Dukungan pelanggan
Tim dukungan pelanggan yang efektif sangat penting untuk memberikan pengalaman data room yang berhasil. Cara terbaik untuk menilai kualitas dukungan adalah dengan meminta demo gratis atau mendaftar uji coba gratis, lalu mencari fitur-fitur seperti:
Ketersediaan 24/7/365 melalui live chat, telepon, atau email
Dapat berbicara dalam beberapa bahasa
Dukungan teknis resolusi POC tunggal
Kombinasi dari semua sarana di atas akan menciptakan fondasi yang solid untuk memberikan pengalaman virtual data room yang produktif.
Cara mengatur virtual data room dalam 3 langkah cepat
Setelah penyedia yang cocok dipilih, Anda hanya perlu mengatur ruang data virtual untuk transaksi mendatang. Ini dapat dilakukan dalam tiga langkah.
Buat grup dan undang pengguna
Dengan membuat daftar semua calon pengguna dan membaginya ke dalam beberapa grup berdasarkan peran dalam perusahaan atau kontribusi terhadap proyek, Anda dapat mempercepat proses undangan.
Atur izin
Saat menugaskan izin, penting untuk mengombinasikan keamanan dan kemudahan. Ini berarti mengatur kondisi akses berdasarkan tanggung jawab setiap pengguna dalam proyek.
Tambahkan dokumen dan berkas
Tahap terakhir adalah mengisi virtual data room. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat struktur folder terlebih dahulu, lalu mengirimkan dokumen sekaligus.
Perbandingan virtual data room: cara memilih ruang data virtual
Menentukan virtual data room terbaik mungkin sulit, apalagi jika Anda adalah pemula dalam industri ini dan belum pernah menggunakan ruang data virtual.
Ada banyak penyedia VDR di pasaran, dan setiap penyedia memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Lalu, bagaimana cara memilih data room terbaik untuk kebutuhan Anda? Tentu saja, pilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.
Pertama, tentukan target dan hasil apa yang ingin Anda capai.
Kedua, bandingkan virtual data room di web dengan mempertimbangkan kriteria seperti keahlian, model perhitungan harga, langkah-langkah keamanan, kapasitas penyimpanan, dan sebagainya.
Apa yang harus diperhatikan saat membandingkan data room?
Anda dapat menghemat banyak waktu menggunakan tabel perbandingan ruang data kami. Kami sudah menampilkan 10 vendor terbaik yang merupakan pemimpin industri. Pelajari saja rating, ulasan, dan komentar tentang setiap penyedia, dan tentukan mana yang paling cocok untuk Anda.
Tentu saja, Anda masih dapat membandingkan virtual data room sendiri.
Lalu, apa yang harus diperhatikan? Secara umum, kami menyarankan Anda untuk memperhatikan kriteria-kriteria ini saat mempelajari tentang ruang data virtual:
Sekarang, mari kita diskusikan setiap poin di atas dengan lebih rinci. Sebagai ilustrasi, kami akan membandingkan tiga data room terbaik — Ideals, Citrix, dan Datasite.
Sebagai aturan umum, provider VDR tepercaya diakui oleh pelanggan mereka.
Jadi, jika Anda mencari virtual data room terbaik, bacalah ulasan dari klien mereka.
Untuk melakukannya, Anda dapat mengunjungi platform review populer, seperti Capterra dan G2. Perhatikan rating keseluruhan, jumlah ulasan yang diterima vendor, dan apakah ulasan itu positif atau negatif.
Inilah yang kami temukan dari ketiga penyedia di atas:
Ideals cukup populer di kalangan pelanggannya. Mayoritas ulasan Ideals positif, dan pengguna yang memberikan rating lebih rendah biasanya memberikan saran, bukan pengalaman negatif.
Jumlah ulasan pengguna Citrix sedikit lebih banyak daripada Ideals, dan umumnya positif. Ini tentunya menunjukkan popularitas penyedia layanan itu. Tetapi, dibandingkan dengan Citrix, Ideals tidak memiliki ulasan bintang satu.
Dari ulasan pelanggan, kesan keseluruhan dari pengguna Datasite umumnya positif. Kami tidak melihat ulasan di bawah 4 bintang. Namun, jumlah ulasan pelanggannya jauh lebih sedikit dibandingkan dengan Ideals dan Citrix. Jadi, kami dapat menyimpulkan bahwa meskipun kualitas layanan Citrix tinggi, popularitasnya masih kurang.
Tampilan pengguna dari perangkat lunak VDR sangatlah penting.
Virtual data room harus mudah dinavigasi, apa pun latar belakang teknis Anda. Tidak hanya desainnya. Cara menyajikan semua informasi, cara mengatur folder, dan apakah ada pilihan organisasi otomatis – semua ini penting.
Inilah pendapat pengguna tentang kegunaan Ideals, Citrix, dan Datasite:
Dari ulasan Ideals, sebagian besar pelanggan saat ini dan sebelumnya merasa penyedia ini mudah digunakan. Dan kami merasakannya juga. Perangkat lunak mereka sangat ramah pengguna, mudah diatur dan digunakan. Tidak ada plugin atau software ekstra yang harus digunakan saat mulai menjalankan Ideals. Ini tentunya lebih menarik bagi pengguna.
Sebaliknya, beberapa pengguna mengatakan bahwa Citrix seharusnya bisa meningkatkan kinerjanya. Salah satunya, mereka menyebutkan integrasi Outlook yang terputus dan navigasinya agak sulit.
Ulasan pengguna Datasite tidak terlalu banyak sehingga kami tidak bisa menilai kegunaannya secara umum, tetapi semua ulasan memuji keramahannya terhadap pengguna. Dan kami juga setuju. Perangkat lunak mereka modern dan memiliki tampilan intuitif. Mudah diatur, berbagi, dan menelusurinya.
Tujuan awal utama Anda menggunakan virtual data room mungkin adalah untuk membagikan berkas rahasia dengan beberapa pihak.
Oleh karena itu, mengontrol izin dari setiap pengguna ruang data virtual sangatlah penting.
Data room terbaik menawarkan fitur-fitur dasar, seperti autentikasi multi-faktor, izin pengguna granular, dan lainnya.
Ideals telah terbukti sebagai vendor yang memiliki fitur-fitur keamanan akses cukup baik. Selain itu, mereka menawarkan perlindungan terhadap peniruan pengguna, manajemen perangkat seluler, kontrol dan masa berlaku akses, serta batasan IP dan waktu.
Citrix juga sepertinya berhasil memikat hati klien mereka dalam hal fitur-fitur keamanan akses. Pelanggan tidak melaporkan adanya masalah khusus saat mengatur hak akses. Yang paling kami sukai dari Citrix adalah Anda dapat mengatur akses hanya lihat untuk berkas apa pun, sehingga tak seorang pun bisa mengeditnya.
Datasite juga memungkinkan Anda untuk mengontrol semua izin dan melindungi data Anda dari mata yang tidak diinginkan.
Keamanan dokumen sensitif Anda adalah hal pertama yang bisa Anda harapkan dari vendor VDR.
Semua perusahaan virtual data room menjamin keamanan dokumen Anda dengan berbagai fitur berbeda. Fitur-fitur yang paling umum adalah watermark dinamis, redaksi, dan lainnya.
Kami sudah menyelidiki apa saja yang ditawarkan oleh tiga penyedia VDR terbaik, dan inilah hasilnya:
Ideals sepertinya memiliki semua fitur dasar yang dibutuhkan dan lainnya. Selain watermark dan redaksi, ada juga spreadsheet viewer, fence view, dan remote shred yang aman. Sebagai calon pengguna, kami senang penyedia ini sangat memperhatikan cara-cara melindungi informasi rahasia kami.
Pelanggan Citrix juga puas dengan keamanan dokumen yang ditawarkan. Mayoritas ulasan mereka mengatakan bahwa langkah-langkah keamanan adalah salah satu keunggulan dari perangkat lunak ini. Namun, fitur-fitur keamanan datanya tidak selengkap Ideals.
Alih-alih menerapkan beberapa pilihan keamanan dokumen, Datasite fokus pada beberapa fitur penting, dengan redaksi AI sebagai fitur utamanya. Anda dapat menghilangkan informasi terkait GRPD dengan sekali klik. Untuk beberapa pengguna, itu saja sudah cukup. Tetapi menurut kami, ada baiknya mereka meningkatkan fitur-fitur keamanan dokumen mereka.
Untuk mengunggah data dalam jumlah besar, Anda dan pengguna lain harus dapat menelusuri dan mengelola semuanya dengan mudah.
Bagaimana cara membandingkan fitur-fitur manajemen data dalam virtual data room? Tentu saja, jumlah fitur yang Anda butuhkan dari suatu vendor sangat bergantung pada ukuran bisnis Anda. Misalnya, jika Anda memiliki startup, jumlah dokumentasi Anda jauh lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan besar. Jadi, Anda tidak perlu banyak sarana manajemen data.
Kami sudah mempelajari dengan cermat bagaimana Ideals, Citrix, dan Datasite menawarkan manajemen dokumentasi yang diunggah pelanggan mereka ke ruang data.
Dari daftar fitur manajemen dokumen yang disediakan Ideals, terlihat bahwa perangkat lunak ini sangat cocok untuk bisnis segala ukuran. Perusahaan ini menawarkan fitur pengunggahan massal dan seret-dan-jatuhkan, penomoran indeks otomatis, pencarian teks penuh, pengenalan karakter optis (OCR), beberapa integrasi, dan lainnya. Anda juga dapat mengunggah berkas dalam 25+ format, yang sangat menyederhanakan alur kerja.
Citrix juga berupaya memudahkan manajemen dokumen untuk pelanggan dengan bantuan fitur-fitur seperti pencarian teks penuh, template pembuatan folder, dan versi berkas. Meskipun sarana-sarana ini sudah cukup, perusahaan besar mungkin menginginkan fitur yang lebih beragam.
Dibandingkan dengan Citrix, Datasite lebih universal. Kami menemukan bahwa pengguna dapat mengelola berkas mereka melalui pencarian multi-bahasa (sekitar 16 bahasa), pengenalan karakter optis (OCR), pratinjau berkas, kategori AI cerdas, dan bahkan penerjemahan dokumen. Artinya, perusahaan kecil dan besar dapat menelusuri jumlah data besar dengan mudah.
Kemampuan untuk melacak semua aktivitas dalam virtual data room Anda selama proyek meningkatkan efektivitas secara signifikan.
Carilah fitur analitik dan laporan yang ditawarkan suatu vendor dan tentukan apakah layanan itu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Berdasarkan penyelidikan kami, kami dapat memastikan bahwa Ideals memahami kebutuhan pengguna untuk mengontrol aktivitas dalam VDR mereka. Dengan ruang data virtual Ideals, Anda dapat mencatat setiap tindakan yang dilakukan pada berkas Anda. Semua ini berkat bantuan riwayat audit lengkap, laporan dengan kode warna, dan laporan ringkasan grup.
Meskipun Citrix memberikan beberapa pilihan pelaporan, mereka masih memungkinkan pelacakan secara efisien. Bagian analitiknya menawarkan snapshot statistik untuk pengguna paling aktif, dokumen yang paling banyak dilihat, pencarian terbaru, dan dokumen yang dilihat paling lama.
Kami melihat kemampuan pelaporan dan analitik dari Datasite tidak terlalu beragam dibandingkan dengan Ideals, tetapi masih efektif. Anda mendapatkan laporan aktivitas yang rinci di dasbor, dan itu sudah cukup untuk melacak arah dan seberapa cepat proyek Anda.
Jika masih bingung menentukan pilihan, perhatikan apa yang membuat setiap vendor virtual data room berbeda dari yang lain. Sebagai aturan umum, setiap software VDR memiliki fitur-fitur unik yang tidak ditawarkan oleh penyedia lain.
Awalnya, Anda mungkin berpikir Ideals hanya menawarkan fitur-fitur yang cukup dasar. Tetapi, justru itulah yang membuatnya unik. Ideals fokus pada kualitas pengalaman Anda daripada keunikannya. Mereka memastikan penggunaannya mudah, dengan fitur manajemen dan keamanan dasar, tetapi fitur ini jauh lebih beragam dibandingkan dengan vendor lainnya. Ini termasuk kustomisasi penuh, keramahan terhadap pengguna, berbagai sarana keamanan, dan lainnya.
Sementara itu, Citrix menawarkan Citrix ShareFile StorageZone Connectors. Fitur ini memungkinkan pengguna mobile untuk membuat koneksi aman ke pembagian jaringan CIFS yang sudah ada dan pustaka dokumen SharePoint.
Datasite berbeda dari yang lain berkat fitur Sandbox (folder staging) mereka. Ini adalah area staging gratis sebelum dan selama periode live, di mana Anda dapat mengorganisasi dokumen baru yang jauh dari bidder.
Saat mencari virtual data room terbaik, pertimbangkan juga kualitas dukungan pelanggan dari perangkat lunak yang ditawarkan.
Perhatikan cara kontak apa saja yang mereka tawarkan, seberapa cepat Anda mendapatkan jawaban, dan seberapa dalam pengetahuan tim mereka.
Sebagian besar pengguna Ideals mengatakan bahwa dukungan mereka sangat baik. Dan kami bisa mengonfirmasinya. Kami mencoba menghubungi tim dukungan mereka melalui tiga pilihan kontak yang ada: chat, email, dan telepon. Mereka menjawab chat hanya dalam 15 detik – ini menunjukkan pendekatan yang terpusat pada pelanggan.
Sebaliknya, pengalaman di Citrix kurang menyenangkan. Software ini tidak memiliki opsi chat di situs web. Jadi, jika ada masalah mendesak, Anda mungkin tidak bisa memperoleh bantuan dengan cepat. Namun, kualitas dukungannya sangat baik – anggota tim dukungan mereka memiliki pengetahuan mendalam dan siap membantu.
Menurut kami, layanan pelanggan Datasite sangat baik meskipun tidak ada chat online. Mereka dapat dihubungi 24/7 melalui email atau telepon. Pengguna berkata bahwa mereka mendapatkan layanan pelanggan yang menyenangkan dan manajernya sangat membantu.
Tentu saja, harga adalah salah satu faktor utama yang dapat memengaruhi keputusan Anda.
Model perhitungan harga dari penyedia virtual data room modern cukup berbeda. Jadi, fokuslah pada kebutuhan Anda dan pastikan harga dan kualitasnya sebanding.
Inilah yang kami temukan tentang harga Ideals, Citrix, dan Datasite.
Ideals menawarkan tiga paket langganan berdasarkan kebutuhan bisnis. Anda dapat melihat semua detail dari setiap paketnya, dan ini sangat membantu mengambil keputusan yang tepat. Satu-satunya informasi yang tidak ada di situs web resmi mereka adalah harga sesungguhnya – kami harus menghubungi layanan pelanggan untuk mengetahui harganya.
Sebaliknya, Citrix memiliki harga yang transparan. Kita tidak hanya mengetahui fitur apa saja yang ditawarkan oleh keempat paketnya, tetapi juga harga tepatnya per bulan.
Jika dilihat sekilas, harga paket Datasite tidak jelas. Untuk memperoleh informasi harga, kami harus menghubungi dukungan pelanggan dan penjualan mereka karena tidak ada informasi tentang model harga di situs web resmi mereka.
Dari perbandingan detail antara Ideals, Citrix, dan Datasite di atas, Anda dapat melihat bahwa setiap vendor memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Saat memilih virtual data room, fokuslah pada kebutuhan bisnis Anda dan perhatikan faktor-faktor yang kami bahas tadi saat membandingkan ketiga penyedia di atas.
Harga layanan virtual data room bervariasi, tergantung model perhitungan harga dan vendor. Hal-hal yang harus dipertimbangkan adalah tujuan proyek Anda karena setiap tujuan dapat diubah menjadi fitur dalam VDR. Secara umum, penyedia dapat mengenakan biaya per halaman, per pengguna, atau per ukuran penyimpanan. Ada juga biaya bulanan tetap untuk rangkaian fitur tertentu. Harga bisa naik lagi jika penyedia VDR menawarkan fitur-fitur lanjut lainnya.
Virtual data room adalah repositori online yang aman untuk menyimpan dan membagikan data antarpihak yang terlibat. Layanan ini biasanya digunakan dalam negosiasi M&A. Fitur standarnya termasuk izin tingkat lanjut, sarana tanya jawab, autentikasi multi-faktor, entri pelacakan dan laporan, dan lainnya. Dalam banyak kasus, solusi cloud lebih disukai karena tidak memerlukan instalasi.
“Data room” atau ruang data adalah repositori online untuk menyimpan data sensitif dan rahasia perusahaan. Data room biasanya digunakan untuk uji tuntas dan kebutuhan hukum dalam merger dan akuisisi. Sebelum ada ruang data virtual, bisnis hanya menggunakan ruang data fisik, yaitu kantor biasa dengan tingkat perlindungan lebih tinggi.
Virtual data room selangkah lebih maju dan telah mengalihkan lokasi kantor tradisional ke repositori online. Fitur-fitur VDR menjadi beragam: selain menyimpan informasi target perusahaan, layanan ini juga kini mampu melacak entri dan aliran data, melakukan transaksi keuangan, mengedit/menghapus/memperbarui berkas yang ditambahkan, dan lainnya.
Tujuan dan fungsi ruang data dalam perbankan investasi tidak jauh berbeda dari penggunaannya di bidang lain. Data room perbankan investasi adalah gudang online yang mengizinkan pengguna berwenang untuk mengakses berkas dari berbagai belahan dunia. Virtual data room menyederhanakan uji tuntas untuk kedua pihak, sehingga mereka dapat mengelola transaksi M&A secara lebih efisien. Selain itu, perbankan investasi dapat memeriksa pengguna yang memasuki VDR, serta melacak durasi sesi dan dokumentasi yang mereka kerjakan.
Ruang data virtual biasanya digunakan untuk M&A, khususnya proses uji tuntas, yang membutuhkan penyimpanan dan pembagian banyak berkas mengenai penawaran target perusahaan. Repositori online ini bisa bermanfaat untuk bisnis yang harus menyimpan data dalam jumlah besar, atau mengatur akses jarak jauh ke informasi bagi beberapa pengguna secara bersamaan, sehingga menjamin kerahasiaan dokumen.
Ada beberapa perbedaan yang membedakan Dropbox dari ruang data virtual. Salah satunya adalah, meskipun ada update revolusioner dan pengembangan, Dropbox dirancang untuk menyederhanakan pembagian data antarpengguna internet, tanpa menawarkan keamanan lebih tinggi. Struktur perangkat lunaknya juga berbeda. Dropbox didasarkan pada satu folder utama yang berisi semua data, sementara data room mencakup proyek-proyek terpisah dengan akses berwenang ke setiap proyek. Selain itu, tim layanan pelanggan di virtual data room membantu melakukan transaksi M&A yang berhasil, sementara Dropbox kurang aman dan profesional untuk menjalankan transaksi bisnis serius.
Merger dan akuisisi (M&A) terjadi saat target perusahaan menjual perusahaannya ke calon bidder untuk menerima penghasilan yang sudah diperkirakan. Transaksi ini tidak dapat diselesaikan tanpa akuisisi, sehingga mereka harus melakukan pemeriksaan uji tuntas dan menganalisis informasi sensitif dan rahasia. Ruang data virtual M&A dibutuhkan karena layanan ini dirancang untuk menyimpan semua informasi yang relevan dengan transaksi dalam satu solusi cloud yang aman, serta mendukung layanan berbagi dan pembaruan dokumen yang mudah.
Uji tuntas adalah proses pemeriksaan kepercayaan dan keuntungan penawaran target perusahaan, pemilihan strategi yang paling sesuai dengan transaksi M&A, dan verifikasi apakah transaksi cocok atau tidak.
Prosesnya dimulai saat para pihak menandatangani letter of intent (LOI) dan dibutuhkan dalam hampir semua M&A. Uji tuntas melibatkan penyelidikan dan audit hubungan data apa pun dengan aktivitas organisasi yang diakuisisi, termasuk catatan perusahaan, laporan keuangan, kontrak dengan pelanggan, daftar hak milik intelektual, real estate, dan aset lain apa pun, dan seterusnya, yang dapat disimpan dalam VDR yang dirancang untuk uji tuntas M&A. Langkah ini membantu pembeli menentukan apakah penawaran yang diberikan layak diterima berdasarkan fakta-fakta.
Selain menyiapkan data untuk disimpan dan dibagikan melalui ruang data, pihak-pihak yang terlibat dapat memilih penyedia VDR yang andal dan bereputasi baik. Setelah tugas selesai, Anda hanya perlu membuka repositori untuk membuat data room, lalu buat grup dokumen, undang pengguna baru dengan menambahkan email mereka, dan kustomisasi fitur untuk mengatur akses terbatas ke dokumen dan berkas yang ditambahkan.
Ruang data menyederhanakan proses penyimpanan dan pembagian data sensitif dan komersial dari bisnis apa pun. Ini khususnya berguna selama perjanjian merger dan akuisisi. Selain itu, perangkat lunak data room menjamin tingkat keamanan yang tinggi dan mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat bagi pihak penjual maupun pembeli. Alasannya adalah karena layanan ini dapat menganalisis data dari belahan dunia mana pun, tanpa harus pergi ke lokasi target perusahaan dan memiliki peluang terbatas per satu kali pemeriksaan. Ruang data virtual cenderung lebih hemat biaya dan intuitif dalam operasi dan penyesuaian jangka panjang.
1. Ideals Virtual Data Room
Layanan VDR tangkas yang dapat memenuhi semua kebutuhan berbagai ukuran perusahaan dalam industri apa pun
Untuk memastikan Anda mendapatkan pengalaman terbaik di situs kami, kami menggunakan cookie. Dengan terus menggunakan situs web ini, Anda menyetujui penggunaan cookie.
-/5
