Virtual Data Room untuk uji tuntas: manfaat dan kriteria

Uji tuntas adalah proses yang diperlukan untuk memeriksa semua fakta penting dan informasi keuangan, serta semua data yang disebutkan selama proses transaksi M&A atau investasi. Sebelum penutupan transaksi, uji tuntas dilakukan untuk memastikan bahwa pembeli tahu persis apa yang mereka beli.

Uji tuntas bertujuan untuk membekali pembeli dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Jika tim uji tuntas menemukan masalah apa pun, mereka harus memutuskan apakah akan meninggalkan kesepakatan atau memodifikasinya. Tetapi jika semuanya terlihat baik-baik saja, pembeli dan penjual dapat melanjutkan transaksi.

Dalam transaksi M&A, uji tuntas memungkinkan pembeli untuk memeriksa dan memverifikasi informasi yang relevan tentang perusahaan yang ingin mereka akuisisi. Untuk membantu tugas ini, perusahaan memerlukan virtual data room yang tepat, dan dalam artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang ruang data virtual untuk uji tuntas.

data room due diligence

Apa yang dimaksud dengan data room uji tuntas?

Ruang data uji tuntas adalah ruang penyimpanan cloud yang aman di mana banyak pihak dalam perjanjian M&A dapat berbagi dokumen yang diperlukan dan data sensitif. Ruang data ini dapat membantu dalam penyimpanan dan pertukaran dokumen komersial, hukum, dan keuangan utama yang dapat ditampilkan kepada calon investor untuk ditinjau dan dianalisis sebelum dimulainya kemitraan.

Setelah izin penjual dan penandatanganan NDA, investor dan calon pembeli dapat dengan mudah mengakses ruang data uji tuntas. Dibandingkan dengan ruang data standar, pilihan yang inovatif dan terkini bersifat fleksibel, ekonomis, dan bermanfaat.

Administrator dapat memberikan akses ke dokumen penting kepada beberapa pengguna yang berwenang, dan tingkat akses setiap pengguna dikendalikan oleh administrator. Data di virtual data room dapat diunggah dan diunduh oleh administrator.

Mengapa menggunakan virtual data room untuk uji tuntas?

Proses uji tuntas melibatkan banyak orang yang bekerja pada segudang dokumen rahasia dan data sensitif dari awal transaksi bisnis hingga integrasi pasca-merger mereka. Tanpa tindakan pencegahan yang tepat, fase M&A ini dapat sangat membahayakan keamanan data.

Di situlah perangkat lunak virtual data room masuk. Perangkat lunak ini menyediakan lingkungan yang aman bagi banyak pihak untuk menyimpan dan mendistribusikan dokumen dan informasi yang diperlukan.

Memastikan perlindungan data tingkat tinggi, virtual data room yang rajin memfasilitasi komunikasi yang lancar dan pertukaran dokumen yang aman antara pihak sisi penjual dan sisi pembeli. Orang yang tepat mendapatkan akses mudah ke data yang relevan dan dapat berbagi laporan dan kemajuan tanpa mengkhawatirkan pelanggaran data.

Solusi cloud virtual data room membantu memastikan bahwa uji tuntas dilakukan secara menyeluruh dan cepat. Selain alasan yang disebutkan di atas, para profesional menggunakan ruang data virtual untuk:

Melindungi data dan kekayaan intelektual mereka

Ruang transaksi virtual menempatkan Anda dalam kendali atas data Anda setiap saat. Melalui penggunaan peran pengguna berbasis izin, Anda dapat secara khusus mengelola akses pengguna dan siapa yang dapat melihat data yang Anda kirimkan. Untuk meningkatkan keamanan, Anda dapat dengan cepat memberi tanda air pada semua dokumen dengan stempel waktu, nama, dan alamat email.

Semua pengguna harus menandatangani perjanjian kerahasiaan sebelum memasuki ruang transaksi, sehingga Anda bisa tenang karena mengetahui bahwa informasi rahasia Anda aman.

Memaksimalkan keberhasilan transaksi

Ruang transaksi juga memudahkan untuk membangun suasana seperti lelang yang mendorong transaksi, memberi Anda visibilitas ke dalam aktivitas data room melalui pelaporan jejak audit dan memungkinkan Anda memiliki gambaran yang lebih baik tentang siapa yang benar-benar tertarik dengan transaksi Anda berdasarkan perilaku mereka di platform. Ini sangat bermanfaat bagi penjual.

Mempercepat seluruh proses

Uji tuntas dan pembuatan kesepakatan mungkin memakan waktu, tetapi kemampuan ruang data dapat membantu mempercepat prosesnya. Pertama-tama, virtual data room ramah pengguna, dan bahkan mereka yang sama sekali baru menggunakannya sering kali tidak memerlukan pelatihan atau penjelasan; ini menghemat waktu bagi kedua belah pihak.

Tidak perlu ditambahkan, dari awal hingga akhir, menyiapkan ruang transaksi virtual Anda membutuhkan waktu kurang dari 15 menit. Setelah itu, Anda akan siap untuk memulai.

Menghemat sumber daya berharga perusahaan

Ruang data tradisional mungkin memiliki label harga yang besar dan biaya tersembunyi, sementara virtual data room memungkinkan Anda mengetahui dengan pasti apa yang Anda hadapi. Anda hanya perlu membayar satu biaya tetap, yang mencakup penyimpanan tanpa batas dan pengguna sesuai kebijaksanaan Anda. Tidak ada kejutan di sini.

due diligence data room

Kriteria yang perlu dipertimbangkan ketika memilih virtual data room untuk uji tuntas

Tidak semua ruang data virtual diciptakan sama. Anda perlu memperhatikan fitur-fitur yang harus dimiliki untuk proses uji tuntas yang sukses.

Keamanan

Untuk mencegah pelanggaran data, pilih virtual data room uji tuntas yang menyediakan keamanan data tingkat lanjut dan manajemen hak digital. Ini harus memastikan perlindungan dokumen dengan fitur-fitur seperti enkripsi 256-bit, penghancuran jarak jauh, watermarking otomatis, mode tampilan terbatas, tampilan spreadsheet yang aman, kebijakan akses terperinci, dan perlindungan antivirus.

Kontrol akses penuh adalah suatu keharusan. Sangat penting untuk bisa mengalokasikan akses berdasarkan jabatan dan tugas. Jika tidak, informasi rahasia bisa dibaca oleh mereka yang tidak memiliki hubungan dengan informasi tersebut. Itu tidak selalu terjadi, dan mungkin memiliki hasil yang tidak menguntungkan.

Ruang data harus menyediakan profil izin unik bagi pengguna yang memungkinkan akses hanya ke file dan folder tertentu. Juga harus melacak aktivitas pengguna dan menyediakan log audit.

Kepatuhan keamanan

Tetapi bagaimana Anda memastikan penyedia ruang data yang rajin itu seaman yang mereka klaim? Biarkan kehadiran program sertifikasi pihak ketiga internasional yang berbicara. Pilih virtual data room yang bersertifikasi ISO27001, bersertifikasi SSAE 16, bersertifikasi HIPAA, dan sesuai dengan SOC2. Mereka juga harus sesuai dengan standar internasional, seperti OWASP dan Microsoft Secure Development Lifecycle.

Kemudahan penggunaan

Memudahkan pengguna dari berbagai latar belakang profesional dan pengetahuan teknologi untuk menggunakan ruang data untuk uji tuntas. Ruang data virtual harus menyediakan antarmuka intuitif yang memastikan siapa pun dapat menggunakannya dan dengan mudah mengakses file yang dibutuhkan tanpa memerlukan pelatihan intensif.

Ruang data harus dapat diakses dari semua perangkat. Data room juga tidak memerlukan plug-in atau perangkat lunak mewah dan harus kompatibel dengan Windows, macOS, Android, dan iOS. Selain itu, harus memiliki antarmuka pengguna yang responsif yang bekerja dengan mulus pada perangkat seluler.

Dukungan multibahasa

Tim uji tuntas Anda mungkin melibatkan orang-orang dari berbagai negara. Pastikan ruang data virtual Anda memiliki fitur multibahasa yang diperlukan untuk mengakomodasi pengguna dari berbagai latar belakang etnis dan geografis. Hal ini sangat penting untuk transaksi M&A lintas batas, dan dengan demikian, data room untuk M&A akan sangat penting.

Tanya Jawab dan obrolan terintegrasi

Proses uji tuntas melibatkan transaksi yang kompleks yang dapat menimbulkan banyak pertanyaan. Permudah pertukaran dengan memilih virtual data room yang menyediakan cara yang efisien untuk memposting pertanyaan dan memberikan jawaban. Ruang data untuk uji tuntas juga harus memungkinkan obrolan yang aman untuk komunikasi yang lancar.

Demo gratis

Salah satu cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda menggunakan ruang data uji tuntas terbaik untuk kebutuhan Anda adalah dengan menggunakannya. Anda mungkin ingin mencoba platform ini sebelum berkomitmen untuk menggunakannya, dan demo gratis memungkinkan Anda melakukan hal itu.

Ketika memilih penyedia virtual data room yang sempurna, Anda dapat membuat pilihan di antara ruang data teratas yang telah kami pilih secara menyeluruh melalui berbagai kriteria.

Bagaimana cara menggunakan virtual data room uji tuntas?

Mengimpor templat permintaan yang sudah dibuat sebelumnya adalah cara paling sederhana untuk memulai dengan ruang data uji tuntas. Ruang data dan struktur folder secara otomatis disediakan dan terstruktur ketika Anda sudah memiliki templat yang sudah dibuat sebelumnya.

Pengguna kemudian dapat mulai memenuhi permintaan dengan menyeret dan menjatuhkan file yang dibutuhkan ke platform. Mereka juga dapat mendelegasikan tugas kerja, mengobrol dengan pengguna lain, dan mengundang orang baru ke dalam ruangan.

Untuk memulai dengan ruang data, ikuti langkah-langkah ini:

  1. Temukan penyedia virtual data room uji tuntas yang paling sesuai. Menemukan penyedia ruang data terbaik untuk kebutuhan proyek Anda di antara lusinan vendor ruang data adalah aspek yang paling memakan waktu dalam menyiapkan ruang data uji tuntas. Struktur harga, fungsionalitas, dan kategori kasus penggunaan penyedia ruang data virtual berbeda. Meskipun reaksi awal setiap orang adalah membuat pilihan berdasarkan harga, itu harus benar-benar menjadi aspek terakhir yang perlu dipertimbangkan. Sebaliknya, berkonsentrasilah pada nilai unik yang mungkin dibawa oleh setiap penyedia ke strategi pembuatan kesepakatan perusahaan Anda.
  2. Pilih paket yang cocok. Pilihan terbaik adalah memilih perangkat lunak yang mengenakan biaya yang ditetapkan untuk layanannya. Anda akan memiliki lebih banyak fleksibilitas untuk mengelola file, terlibat dengan orang lain, dan menyelesaikan semua fase proyek Anda dengan cara ini. Pilih paket berdasarkan jumlah data yang ingin Anda simpan di data room dan ukuran transaksi Anda. Semakin besar jumlah individu dan data yang terlibat, semakin tinggi biayanya.
  3. Mulai uji coba gratis dan dapatkan daftar periksa uji tuntas ruang data. Minta daftar periksa ruang data uji tuntas dari penyedia Anda sehingga Anda dapat mengumpulkan semua informasi yang relevan sebelumnya dan membuat tata letak virtual data room yang logis. Anda akan menambah, menghapus, dan mengubah file di dalam ruang data saat kesepakatan berlangsung. Namun, biasanya ide yang baik untuk memulai dengan alur dokumen yang telah dirancang sebelumnya.
  4. Pastikan struktur folder otomatis sudah benar dan mudah dipahami. Buat garis besar untuk ruang data uji tuntas Anda menggunakan daftar periksa uji tuntas. Kemudian, tergantung pada sifat spesifik gaya perusahaan Anda, buatlah perubahan yang diperlukan.
  5. Mulailah dengan mengunggah dokumen. Transfer data Anda ke perangkat lunak ruang data setelah semua folder dan subfolder siap. Perhatikan nama dokumen dan urutan kemunculannya di setiap folder.
  6. Tambahkan pengguna, dan tetapkan peran tugas, tanggal jatuh tempo, dan prioritas. Siapkan perizinan lanjutan untuk setiap pihak yang berurusan untuk mengontrol akses, dan kirimkan undangan untuk beberapa pengguna ke ruang data virtual uji tuntas. Gunakan fitur peniruan pengguna untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan dan untuk memeriksa ulang keamanan dokumen sensitif.

Manfaat menggunakan virtual data room untuk uji tuntas alih-alih ruang data fisik

Banyak perusahaan yang menggunakan ruang data uji tuntas melihat peningkatan produktivitas perusahaan yang menghasilkan hasil kesepakatan yang lebih baik. Virtual data room yang andal menawarkan manfaat berikut ini:

Keamanan data

Perangkat lunak ruang data harus memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang ketat, termasuk SOC 1, SOC 2 Tipe II, HIPAA/ITAR, ISO 27001, dan lainnya. Saat memilih virtual data room untuk uji tuntas, ada baiknya memeriksa semua sertifikasi keamanan di situs web resmi penyedia.

Ketika membandingkan ruang data fisik dengan ruang data virtual, Anda akan melihat perbedaan yang signifikan dalam tingkat keamanan. Kesalahan manusia dan mekanis tidak diperbolehkan di data room online. Selain itu, solusi internet memungkinkan organisasi untuk mengatur siapa yang memiliki akses ke virtual data room uji tuntas dan data rahasianya selama proses uji tuntas.

Untuk memastikan bahwa dokumen penting yang Anda kirimkan benar-benar terlindungi, penyedia virtual data room menggunakan teknologi keamanan yang sangat tinggi, termasuk enkripsi data dan pelacakan aktivitas. Sulit bagi pihak lain untuk mencetak, menyalin, atau mengubah dokumen tertentu tanpa persetujuan Anda.

Aksesibilitas

Ruang data uji tuntas online adalah pilihan yang ramah pengguna yang membuat pengelolaan bisnis Anda lebih mudah. Anda tidak perlu pergi ke kantor untuk menandatangani beberapa dokumen atau melihat informasi transaksi.

Layanan virtual data room tersedia setiap saat 24/7. Ruang data mencakup alat bantu manajemen file yang sangat baik, seperti unggahan file seret-dan-lepas, yang mempercepat proses pengunggahan. Ada fitur lain yang membuat pengelolaan dokumen lebih efisien, termasuk pembaca file bawaan, pencarian dalam dokumen, dan pengindeksan.

Salah satu keuntungan terpenting dari virtual data room adalah keberadaannya di server yang dapat diandalkan dan aman, yang memastikan akses Internet yang aman 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.

Manajemen dokumen yang sederhana

Seiring kemajuan teknologi, solusi perangkat lunak pasti akan menjadi lebih ramah pengguna. Orang-orang yang menggunakan virtual data room uji tuntas akan memiliki berbagai tingkat pengalaman komputer, oleh karena itu sangat penting bahwa prosedurnya sesederhana mungkin untuk semua orang.

Pada dasarnya, semakin mudah menangani dokumen, semakin cepat pembelian akan bergerak maju. Memotong waktu dari proses uji tuntas membantu dalam penutupan semua jenis transaksi.

Harga layanan

Beberapa orang beranggapan bahwa ruang data uji tuntas hanya tersedia untuk organisasi besar. Pelanggan, di sisi lain, akan membayar lebih sedikit untuk layanan ini daripada yang mereka bayarkan untuk penyimpanan fisik. Akibatnya, manfaat lain dari mengadopsi platform ini adalah biaya. Organisasi dan penyedia memperdebatkan serangkaian fungsi yang dibutuhkan dan harga.

Fleksibilitas

Selain dari karakteristik yang disebutkan, sebagian besar penyedia layanan virtual data room juga akan memberikan aktivitas pencatatan yang membantu, dan berbagai fitur lainnya, yang semuanya akan menambah kemudahan pengguna layanan data.

Di virtual data room, Anda dapat melacak aktivitas masuk dan keluar semua anggota tim. Anda juga dapat mengamati berapa lama waktu yang dihabiskan pengunjung untuk melihat halaman dan konten mana yang paling banyak mendapat perhatian. Anda juga dapat menggunakan fitur pelacakan untuk mengatur aktivitas dan memantau kemajuan proyek dengan lebih baik.

Kontrol dokumen dan aktivitas penuh

Bagi investor, ada risiko yang lebih rendah. Akses konstan ke dokumen merupakan aspek yang tidak dapat dihindari dari kolaborasi yang efektif. Data penting dapat dilihat oleh investor kapan saja. Akibatnya, salah satu tujuan utama uji tuntas ruang data adalah untuk mengurangi risiko dan memastikan kolaborasi yang aman berdasarkan rasa saling percaya dan pengertian.

Organisasi terus menggunakan layanan berbagi file. Layanan ini digunakan untuk transaksi satu kali maupun secara teratur. Materi berikut ini memberikan gambaran singkat tentang ruang data dan menjelaskan mengapa perangkat lunak baru mendominasi pasar.

Komunikasi yang transparan dan efektif

Saluran komunikasi digital telah meningkat sementara diskusi langsung memudar ke latar belakang. Sementara yang lain berpendapat bahwa pembuatan kesepakatan virtual tidak akan pernah bisa menggantikan kekuatan jabat tangan, banyak bisnis yang telah menyesuaikan diri dan menyambut paradigma baru ini.

Semakin banyak yang bisa dilakukan di dalam virtual data room untuk uji tuntas, semakin baik. Ini termasuk mengirim dan menerima pesan serta melakukan panggilan video dan audio. Alat komunikasi harus sesederhana dan sesederhana kemampuan ruang data lainnya.

Kesimpulan

Dalam dunia digital saat ini, penggunaan ruang data fisik tidak lagi diperlukan. Selama perjanjian atau transaksi bisnis yang penting, kesalahan manusia dan kesalahan yang dibuat secara otomatis tidak mungkin terjadi.

Virtual data room uji tuntas yang ditawarkan oleh penyedia terkemuka sepenuhnya otomatis dan tidak memerlukan campur tangan manusia untuk mengoperasikannya. Ruang data, yang sepenuhnya aman dan terlindungi, akan memungkinkan Anda untuk menyimpan, memeriksa, dan bertukar informasi penting dengan calon investor dengan cara yang paling bermanfaat dan efektif.

Kunjungi halaman utama untuk membandingkan dan memilih salah satu penyedia virtual data room teratas untuk transaksi uji tuntas.

TOP 3 Data Rooms
1. iDeals
ideals
Baca ulasan
2. Intralinks
intralinks
Baca ulasan
3. Merrill
merrill logo
Baca ulasan
To top