Cara Menyiapkan Virtual Data Room: Panduan Memulai untuk Pemula

Virtual data room menghemat banyak waktu dan tenaga dalam pembuatan kesepakatan bisnis, sekaligus menyediakan semua alat yang diperlukan untuk kerja tim yang efisien, uji tuntas yang efisien, dan ruang yang aman untuk menyimpan informasi rahasia.

Panduan ini akan memberi tahu Anda tentang tantangan penyiapan ruang data virtual, memberikan langkah-langkah efisien tentang cara menyiapkan ruang data dengan benar, dan menawarkan beberapa praktik terbaik untuk memaksimalkan penggunaan ruang data.

Tantangan yang terkait dengan penyiapan ruang data virtual

Meskipun keamanan dan intuitif yang tak tertandingi hadir secara alami pada ruang data virtual, tim mungkin masih menghadapi tantangan dalam memilih dan menyiapkan perangkat lunak. Oleh karena itu, Anda harus mengetahui perhatian utama untuk mengatasinya dengan sukses.

• Kepatuhan terhadap peraturan. Keuntungan terbesar dari kepatuhan adalah mengurangi kemungkinan denda, hukuman, proses hukum, atau penutupan perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda mengabaikan tindakan pencegahan keselamatan, Anda berisiko menerima denda yang signifikan dari pihak berwenang. Semakin canggih perangkat lunak ruang data, semakin banyak kepatuhan yang bisa Anda manfaatkan, apa pun industrinya. Biasanya, repositori online yang paling aman mematuhi GDPR, ISO/IEC 27001, SOC, dan HIPAA.
• Adopsi pengguna. Selain mengetahui cara membuat ruang data, Anda juga perlu mempertimbangkan hal-hal yang menentukan adopsi pengguna yang cepat dan lancar. Secara khusus, orientasi yang mudah dapat dilakukan jika antarmuka ruang data, navigasi dokumen, dan alat kolaborasi intuitif. Untuk mencegah penurunan kinerja karena adopsi pengguna yang buruk, uji perangkat lunak untuk kemudahan penggunaan, menugaskan pengguna super untuk membantu orang lain, melakukan pelatihan pengguna sistem, dan memberikan dukungan pasca implementasi. Beberapa layanan ruang data membantu tim dalam proses orientasi dan penggunaan ruang data virtual lebih lanjut selama 24/7.
• Pengaturan izin. Ruang data memungkinkan Anda untuk memberikan akses sehingga setiap orang hanya dapat melihat dokumen yang mereka butuhkan. Dengan demikian, pengguna tak terbatas dapat bekerja di platform Anda tanpa risiko keamanan dan integritas data. Selain itu, Anda selalu dapat mengedit izin folder dan file di kemudian hari sesuai kebutuhan. Administrator dapat mengatur izin untuk anggota grup, folder induk, dan banyak lagi. Tantangannya adalah kesalahan dalam pengaturan hak akses dapat menyebabkan kebocoran dan kerugian finansial. Untungnya, penyedia layanan ini mengizinkan untuk melihat ruang data dari sudut pandang pengguna lain dengan fitur peniruan keamanan pengguna.

Langkah-langkah yang terlibat dalam menyiapkan ruang data

Ruang data virtual jelas merupakan lingkungan yang aman untuk menyimpan dan bertukar dokumen rahasia dan manajemen proyek selama uji tuntas dan transaksi kompleks lainnya. Namun, efektivitas solusi ini sangat bergantung pada seberapa baik Anda menyiapkannya.

Jadi, bagaimana cara mempersiapkan ruang data Anda dengan cara yang memberikan manfaat maksimal? Ikuti saja langkah-langkah di bawah ini dan dapatkan apa yang Anda butuhkan.

1. Pilih penyedia ruang data virtual

Meskipun sistem VDR mengikuti prosedur penyiapan yang sama, tidak semua vendor memiliki fitur tambahan, biaya, atau opsi dukungan pelanggan yang sama. Sangatlah penting untuk memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan Anda dengan sempurna. Pilihannya cukup banyak, tetapi tidak sulit untuk membuat keputusan yang tepat jika Anda menyusun daftar pendek beberapa perusahaan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut ini kriteria yang bisa Anda gunakan saat mencari penyedia ruang data:

• Industri Anda. Meskipun ada banyak vendor serbaguna, mulailah dengan merek yang menawarkan solusi yang disesuaikan untuk perusahaan dari bidang operasi Anda untuk memastikan ruang data memiliki semua sertifikat dan fitur yang diperlukan.
• Fungsi yang Anda butuhkan. Meskipun beberapa bisnis akan baik-baik saja tanpa fitur canggih seperti kustomisasi dan AI bawaan, bisnis lain mungkin merasa terkekang jika ruang data virtual tidak memiliki alat bantu khusus.
• Anggaran. Sangat penting untuk memiliki alat tambahan, tagihan untuk ruang data seharusnya tidak menjadi beban bagi perusahaan Anda.
• Ulasan. Penyedia akan selalu menceritakan semua hal terbaik tentang produk mereka. Selami ulasan nyata dan testimoni pelanggan untuk melihat gambaran yang lebih besar.

Dan setelah Anda menemukan yang cocok, jangan terburu-buru. Pertama, gunakan masa uji coba atau versi demo yang ditawarkan penyedia untuk melihat apakah perangkat lunak tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Siapkan dokumen

Saat ini, sebagian besar bisnis memiliki dokumen sensitif yang sudah didigitalkan. Untuk perusahaan seperti itu, tidak akan menjadi masalah untuk menyiapkan file untuk diunggah dan mencari tahu mana yang harus masuk ke dalam ruang data.

Namun, Anda tetap harus memeriksa ulang apakah masih ada dokumen fisik yang tersisa – jika Anda merasa masih membutuhkannya di ruang data, digitalkanlah. Pastikan semua dokumen adalah yang terbaru, dan jika dokumen tersebut dipindai, pastikan semua informasi terlihat dengan jelas.

Karena sebagian besar penyedia ruang data mengizinkan pengguna untuk membuat beberapa ruang kerja, Anda harus memberikan nama yang jelas dan mudah diingat agar tidak tertukar. Idealnya, Anda ingin memiliki ruang kerja terpisah untuk pemeliharaan dokumen internal jika Anda akan menggunakan ruang data virtual, tidak hanya selama transaksi. Jika Anda memiliki ruang kerja seperti itu di VDR Anda, sangat penting bagi Anda dan karyawan Anda untuk membedakannya dari proyek lain sehingga tidak ada yang memberikan akses ke pihak ketiga ke file yang sangat rahasia.

3. Unggah dan atur file

Data room modern menawarkan fitur seret dan letakkan yang memungkinkan pengguna untuk mengunggah dokumen secara massal tanpa repot. Dengan menggunakan fungsi ini untuk pengaturan ruang data Anda, Anda dapat memindahkan seluruh hierarki struktur file dan folder jika Anda telah memiliki hierarki struktur di perangkat Anda. Ruang data virtual kemudian akan mengindeksnya secara otomatis, dan Anda akan memiliki ruang kerja yang siap digunakan.

Selain itu, bekerja dengan dokumen akan menjadi cepat dan lancar berkat penampil dokumen, yang memungkinkan Anda untuk melihat dokumen berbasis teks dan file Excel secara langsung di platform.

Selain itu, Anda juga dapat membuat struktur file dalam VDR untuk mengatur dan mengklasifikasikan dokumen. Untuk itu, buatlah folder terpisah untuk mengelompokkan dokumen saat mengunggah file. Sebagai contoh, Anda dapat memberi nama folder berikut ini:

• Dokumen perusahaan umum
• Stok modal dan sekuritas
• Keuangan dan pajak
• Properti dan aset fisik
• Kekayaan intelektual

Tentu saja, jenis dokumen untuk struktur folder ruang data akan berbeda tergantung pada apakah Anda memerlukannya untuk proses uji tuntas atau transaksi real estat. Struktur ini merupakan panduan yang sangat baik untuk organisasi ruang kerja Anda jika Anda menggunakan ruang data untuk pemeliharaan dokumen.

4. Sesuaikan antarmuka, email, dan perjanjian

Beberapa penyedia memungkinkan Anda menyesuaikan ruang data virtual dan email undangan dengan warna dan logo perusahaan Anda. Gunakan fitur ini untuk menciptakan pengalaman yang lancar bagi pihak ketiga dan memberikan kesan yang baik. Beberapa vendor juga mengizinkan pengguna untuk menyesuaikan perjanjian kerahasiaan yang harus ditandatangani oleh pihak yang diundang sebelum mengakses perangkat lunak ruang data. Ini adalah fitur penting karena perjanjian ini memungkinkan Anda melindungi dokumen Anda dengan lebih baik.

Selain itu, penyedia tingkat lanjut biasanya menawarkan fitur untuk menyesuaikan tanda air dengan warna dan pola sesuai selera Anda. Selain itu, dengan perangkat lunak terbaik, Anda bisa menyesuaikan header dan footer untuk file PDF yang dapat diunduh atau dicetak.

5. Tambahkan karyawan

Bergantung pada harga ruang data virtual yang Anda pilih, Anda dapat menambahkan sejumlah pengguna administratif ke ruang data. Tentukan siapa yang dapat Anda percayai integritas informasi sensitifnya dan tambahkan anggota tim ini ke ruang kerja. Anda kemudian dapat mengundang pengguna yang tidak perlu memiliki kendali atas dokumen untuk bekerja dengan mereka – Anda dapat memberikan izin akses hanya-lihat kepada pengguna tersebut.

Sedangkan untuk izin file, mereka mungkin berbeda tergantung pada penyedia layanan, tetapi beberapa contoh izin yang umum termasuk melihat, mengunduh dokumen asli, mengunduh, dan mengedit:

• Melihat – pengguna dapat melihat file dengan tanda air
• Mengunduh file asli – pengguna dapat melihat, mencetak, dan mengunduh file asli tanpa tanda air
• Mengunduh – pengguna dapat mencetak dan mengunduh dokumen bertanda air
• Mengedit – pengguna dapat mengedit indeks, mengunggah dokumen, memindahkan, menimpa, mengganti nama, dan menghapus file

6. Isi bagian Tanya Jawab

Fitur ini memungkinkan Anda untuk menjawab semua pertanyaan yang sering ditanyakan sebelum kesepakatan untuk membuat semacam basis pengetahuan. Kemudian Anda bisa menugaskan seseorang untuk bertanggung jawab atas bagian Tanya Jawab selama perjanjian. Orang ini harus menjawab semua pertanyaan baru dari pihak ketiga secepat mungkin untuk mempercepat kesepakatan.

7. Undang pihak ketiga

Ketika Anda mendekati kesepakatan bisnis, Anda bisa mengundang calon pembeli, mitra, atau pihak berwenang ke ruang data. Penyedia ruang data yang aman menawarkan izin pengguna granular yang memungkinkan Anda untuk mengontrol tingkat akses yang dimiliki pengguna yang diminta.

Selain itu, admin bisa membuat grup sesuai dengan peran pengguna dan memberi mereka fitur dan tingkat akses tertentu. Dengan cara ini, manajemen proyek menjadi mudah, aman, dan efisien meskipun melibatkan puluhan orang. Dan sebagai hasilnya, Anda bisa melindungi berkas-berkas Anda dari ancaman yang tidak diinginkan.

8. Mengontrol aktivitas pengguna dan mendapatkan wawasan

Ruang data virtual akan memberi Anda laporan yang memberi Anda gambaran yang jelas tentang aktivitas pengguna. Anda bisa meninjau statistik ini untuk mendeteksi perilaku mencurigakan dan menghindari kebocoran data. Selain itu, laporan juga dapat memberi Anda wawasan yang berguna untuk mempresentasikan perusahaan Anda dengan lebih baik selama proses transaksi. Dan setelah proses yang Anda lalui selesai, Anda bisa mempelajari laporan sekali lagi untuk melihat bagaimana Anda bisa meningkatkan alur kerja selama kesepakatan berikutnya.

Untuk pelacakan yang mendalam dan nyaman, penyedia ruang data virtual harus menawarkannya:

• Jejak audit lengkap dalam versi yang mudah dicetak untuk presentasi di rapat
• Pelacakan dengan rincian tentang unduhan, cetakan, tampilan, dan durasi tampilan file
• Laporan ikhtisar grup yang berisi data tentang jumlah login, pertanyaan tanya jawab yang diposting, file yang diizinkan, dan file yang diakses
• Laporan dengan kode warna yang menunjukkan grup anggota paling aktif dan ruang data yang paling diminati

Praktik terbaik untuk membangun data room pada tahun 2023

Setelah Anda mengetahui cara menyiapkan ruang data, sekarang saatnya mempelajari praktik terbaik untuk memperkuat perlindungan data Anda dengan pengaturan keamanan dan manajemen alur kerja yang lebih baik.

Menerapkan izin pengguna

Untuk membangun ruang data yang berorientasi pada keamanan, Anda perlu memutuskan hak akses untuk admin, karyawan perusahaan, investor, klien, penasihat keuangan, dan pihak ketiga lainnya.

Dan karena tugas ini mungkin terlihat membosankan, kami memberikan beberapa contoh grup pengguna dan hak akses. Namun perlu diingat bahwa mereka mungkin berbeda tergantung pada kesepakatan dan industrinya. Akan tetapi, struktur klasiknya meliputi:

• Administrator. Penyimpanan dokumen, halaman manajemen pengguna, dan tab perizinan file sepenuhnya berada di bawah kendali orang ini. Admin dapat menambahkan dokumen, mengizinkan pengguna biasa untuk mengundang pengguna baru, menyembunyikan anggota satu sama lain, dan secara umum mengontrol semua proses dalam ruang data.
• Manajemen. Manajer perusahaan biasanya memiliki akses ke semua data namun tidak memiliki kewajiban administratif.
• Karyawan. Karyawan dapat dibagi ke dalam kelompok akses berdasarkan dokumen apa yang mereka butuhkan untuk bekerja. Biasanya, pengguna individu atau grup dapat mengunggah file, mengedit konten, berbagi, dan mengganti nama file.
• Keuangan. Semua dokumen keuangan harus tersedia untuk pengguna yang berurusan dengan sisi keuangan dari transaksi.
• Investor. Calon investor membutuhkan akses gratis ke informasi pajak, neraca, laporan laba rugi, dan lainnya yang terkait dengan daftar periksa uji tuntas. Sedangkan untuk investor yang sudah mapan, administrator VDR harus memberi mereka akses ke informasi yang sangat rahasia.
• Klien. Biasanya, grup pengguna ini hanya memiliki akses ke file dan folder klien. Namun, hak akses spesifik tergantung pada skenario penggunaan individu.

Mengenkripsi data

Enkripsi data adalah teknik keamanan yang mengkodekan data dan membuatnya hanya dapat dilihat oleh seseorang yang memiliki kunci enkripsi yang tepat. Berikut ini beberapa tips untuk menggunakan enkripsi di ruang data Anda:

• Enkripsi saat tidak aktif dan dalam perjalanan. Tidak perlu mengaktifkan atau menonaktifkan enkripsi saat transit – enkripsi biasanya ditawarkan secara default. Namun, beberapa penyedia layanan tidak menawarkan enkripsi saat tidak aktif secara default dan mungkin memerlukan prosedur tambahan untuk mengaktifkannya. Anda harus menghubungi layanan pelanggan vendor Anda untuk mengklarifikasinya.
• Kunci Enkripsi yang Dikelola Pelanggan (CMEK). Anda juga dapat mengendalikan kunci enkripsi, yang merupakan langkah keamanan tambahan yang disebut Kunci Enkripsi yang Dikelola Pelanggan (CMEK). Secara khusus, opsi ini memungkinkan Anda untuk mengontrol data dalam infrastruktur awan bersama dengan kunci enkripsi pribadi. Selain itu, Anda bisa memilih tempat menyimpan kunci enkripsi dan perangkat lunak untuk mengelolanya.

Memantau aktivitas

Menyiapkan monitor aktivitas sangat penting, karena Anda harus memiliki catatan audit yang tahan gangguan atas semua aktivitas ruang data untuk intelijen perusahaan dan pertahanan terhadap tuntutan hukum.

Meskipun jejak audit biasanya ditawarkan secara default, Anda bisa menyiapkan laporan otomatis berdasarkan aktivitas ruang data dan mengaktifkan notifikasi waktu nyata:

• Laporan otomatis. Salah satu praktik pemantauan terbaik adalah menjaga manajer proyek utama tetap mendapatkan informasi dengan mengirimkan laporan aktivitas yang dapat disesuaikan pada jadwal tertentu yang berulang. Penerima, pada gilirannya, dapat mengumpulkan intelijen utama dengan menganalisis ringkasan aktivitas oleh perusahaan dan tempat-tempat tertentu di ruang data, pengguna, dan grup akses.
• Pemberitahuan waktu nyata. Praktik berharga lainnya adalah notifikasi waktu nyata, yang memungkinkan admin untuk mengetahui tindakan pada dokumen tertentu. Jadi, jika pihak ketiga melihat, mengedit, mengunduh, atau membagikan file yang sama beberapa kali, admin akan mengetahuinya secara instan dengan menerima notifikasi email.

Pengaturan ruang data virtual: Hal-hal penting yang bisa diambil

Sekarang, mari kita rangkum pembelajaran utama dari artikel ini:

• Pengguna mungkin menghadapi tantangan selama persiapan ruang data, seperti kepatuhan terhadap peraturan, adopsi pengguna, dan pengaturan izin.
• Menyiapkan ruang data virtual dengan benar sangat penting untuk mendapatkan manfaat maksimal dari manfaatnya – harapannya bukanlah ilmu roket, karena banyak penyedia ruang data menawarkan daftar periksa ruang data uji tuntas yang dapat digunakan untuk merampingkan persiapan uji tuntas atau kesepakatan kompleks lainnya.
• Beberapa praktik terbaik yang direkomendasikan untuk penggunaan perangkat lunak ruang data virtual yang efisien dan aman meliputi pengaturan izin pengguna dan file, enkripsi data, dan pemantauan aktivitas.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang penyedia ruang data – selamat datang di halaman utama kami dan jelajahi beberapa keahlian pasar terbaik dan penyedia ruang data paling aman di industri ini.

Category

Blog

FAQ