Berdasarkan penelitian kami, data room menawarkan banyak manfaat bagi bisnis kecil, menengah, dan besar di berbagai sektor. Berikut kasus penggunaan virtual data room utama berdasarkan urutan popularitasnya.
M&A dan uji tuntas (due diligence)
Merger dan akuisisi sangat penting bagi pertumbuhan perusahaan, dari bisnis kecil hingga korporasi besar. Banyak industri, seperti startup teknologi, bahkan menjadikan akuisisi sebagai exit strategy. Tantangan terbesar dalam setiap transaksi M&A adalah uji tuntas yang menyeluruh: beberapa pihak harus mempelajari dokumen dalam jumlah besar dengan tenggat yang ketat.
Virtual data room menciptakan lingkungan yang gesit untuk mengakses berkas yang dibutuhkan dalam hitungan detik, sehingga keputusan utama dapat diambil lebih cepat.
Studi kasus: EW Scripps
Pada 2017–2018, EW Scripps menggunakan data room Ideals untuk menjual lebih dari 30 stasiun radio dengan total 85 juta dolar AS. Perusahaan menyederhanakan uji tuntas dengan:
- Mengontrol akses ke informasi rahasia melalui delapan tingkat izin dan alat keamanan dokumen.
- Memusatkan proses uji tuntas melalui alur kerja Q&A, diskusi bawaan, redaksi dokumen, dan pesan.
- Melacak setiap tindakan melalui sistem pelaporan bawaan dan jejak audit lengkap.
Dana dan ekuitas swasta
Dana investasi dan perusahaan ekuitas swasta menangani banyak data rahasia, sehingga membutuhkan keamanan yang lebih kuat dan transparansi internal. Ruang data virtual menyediakan sarana kolaborasi untuk semua proses, dari penggalangan modal hingga nasihat investasi, sekaligus mengamankan data pengguna dan menyajikan analitik aktivitas.
Studi kasus: Heritage Group
Heritage Group adalah perusahaan investasi di bidang kesehatan dengan lebih dari 700 juta dolar AS dana kelolaan di tiga dana ekuitas swasta. Pada 2020, Heritage Group menggunakan SmartRoom untuk meningkatkan manajemen data dan audit dalam transaksi ekuitas swasta:
- Mengamankan komunikasi investor melalui keamanan tingkat dokumen dan akses jarak jauh.
- Membagikan wawasan dana dan dokumen transaksi kepada investor secara real time melalui portal investor dan peringatan aktivitas.
- Mengurangi redundansi administratif sebesar 30% melalui alur kerja Q&A dan integrasi e-signature.
Hukum
Pengacara dan firma hukum harus mematuhi peraturan yang ketat untuk menjaga keabsahan praktik mereka, sambil menangani banyak dokumen sensitif dan informasi bisnis rahasia. Karena itu, sektor hukum termasuk yang pertama memperoleh manfaat dari fitur terdepan virtual data room seperti enkripsi, kontrol akses, dan pengambilan data jarak jauh.
Studi kasus: DMH Stallard
DMH Stallard adalah firma hukum Inggris dengan pengalaman lebih dari 50 tahun dan lebih dari 380 profesional hukum. DMH Stallard menggunakan data room Dfin Venue untuk meningkatkan layanan harian mereka:
- Menjaga keamanan data klien melalui watermark, akses berbasis peran, pemindaian virus, dan enkripsi data.
- Meningkatkan efisiensi alur kerja melalui akses cepat ke penyimpanan dokumen terpusat dan proses Q&A yang praktis.
- Memenuhi kepatuhan GDPR dalam transaksi klien melalui alat pelaporan protokol dan fitur keamanan data tingkat tinggi.
Perbankan investasi
Sebagai lembaga keuangan yang utamanya beroperasi atas dasar nasihat, bank investasi membutuhkan solusi software yang mengombinasikan komunikasi sederhana dengan penyimpanan data penting. Bankir investasi menggunakan ruang data untuk membagikan berkas rahasia, mengumpulkan informasi, melakukan uji tuntas, menunjukkan target kepada calon pembeli, dan membantu integrasi pasca-transaksi.
Studi kasus: Credit Suisse
Credit Suisse, grup penasihat M&A internasional, memfasilitasi ratusan transaksi perbankan investasi setiap tahun. Pada 2015, Credit Suisse meningkatkan proses Q&A menggunakan data room Intralinks:
- Memproses lebih dari 2.500 Q&A dan menghemat 3–4 jam setiap hari dengan alat manajemen Q&A tingkat lanjut.
- Melacak dan membagikan aktivitas dokumen dan pengguna melalui dasbor wawasan.
- Menjaga keamanan dan kerahasiaan proses Q&A melalui izin pengguna.
Industri farmasi dan bioteknologi
Sektor kesehatan dan ilmu hayati menangani banyak data rahasia, seperti informasi pasien dan hasil penelitian. Kegagalan mengamankan data tersebut dapat berujung pada pencurian data oleh kompetitor atau bahkan gugatan skala besar.
Data room membantu perusahaan melindungi berkas sensitif dan menangani prosedur kompleks yang memakan waktu, seperti pengajuan lisensi. Dengan menyimpan semua dokumen yang dibutuhkan di satu tempat terpusat, perusahaan dapat memperoleh lisensi dengan lebih cepat.
Studi kasus: SyneuRx
SyneuRx adalah perusahaan bioteknologi Taiwan yang mengembangkan pengobatan COVID-19. Pada 2022, SyneuRx bermitra dengan Ideals untuk melindungi data pelanggan dan temuan klinis. Perusahaan menggunakan data room untuk:
- Mengamankan temuan klinis sambil berbagi data dengan ratusan pengguna melalui kontrol data jarak jauh, folder privat, dan akses berbasis peran.
- Berkomunikasi dengan investor Amerika, Tiongkok, dan Eropa secara bersamaan di portal investor terpisah.
- Mematuhi ISO 27001, GDPR, GCP, HIPAA, dan standar lain untuk perusahaan medis dan bioteknologi.
Real estate
Perusahaan real estate beralih ke virtual data room untuk mengelola portofolio, berkomunikasi dengan calon investor, dan memantau proyek jangka panjang. Sarana data room membantu perusahaan mengambil pendekatan yang terinformasi dalam transaksi properti dan menyederhanakan manajemen dokumen. Penyimpanannya menyediakan catatan transaksi keuangan dan pengembangan lampau yang mudah diakses, sehingga pencarian dokumen lebih lancar selama proses transaksi penting.
Startup dan investasi startup
Startup mengandalkan virtual data room untuk mengelola informasi sensitif pada fase pertumbuhan penting, terutama saat menggalang dana atau menjalin kemitraan strategis. Founder dapat memusatkan pitch deck, laporan keuangan, cap table, dan dokumen hukum dalam satu ruang kerja yang aman, dengan akses terkontrol bagi investor dan penasihat pada setiap putaran pendanaan. Di sisi lain, investor menggunakan data room untuk membandingkan peluang, meminta dokumen, dan melakukan uji tuntas.
Studi kasus: Orcan Energy
Orcan Energy adalah perusahaan energi bersih Jerman yang berspesialisasi dalam sistem pemulihan panas buangan modular. Perusahaan beralih ke data room Ideals untuk menyederhanakan penggalangan dana dan meningkatkan kontrol dokumen, transparansi investor, dan manajemen pengguna:
- Mengganti penyedia VDR sebelumnya dengan Ideals berkat harga langganan yang transparan, antarmuka yang intuitif, dan dukungan pelanggan yang responsif.
- Memindahkan berkas dari data room sebelumnya secara aman, menyesuaikan tingkat izin, dan melacak aktivitas di seluruh grup investor secara real time.
- Menjeda data room di antara putaran pendanaan dan mengaktifkannya kembali seketika untuk melanjutkan keterlibatan investor.
IPO
Saat mengajukan IPO (initial public offering), organisasi harus mengumpulkan sangat banyak dokumen untuk dikirimkan. Sebagian besar berkas itu sangat rahasia dan membutuhkan keamanan ekstra. Proses IPO juga sering melibatkan konsultasi pihak ketiga, sehingga fitur kolaborasi data room menjadi sangat penting.
