Teknologi virtual data room adalah unsur yang tak terelakkan dalam semua transaksi bisnis. Perusahaan segala ukuran menggunakan data room sebagai ruang penyimpanan data perusahaan, platform komunikasi, dan sarana pengambilan keputusan strategis.
Ruang data elektronik yang dipilih dengan baik mampu memberikan tingkat keamanan, fungsi, dan keserbagunaan yang tak tertandingi. Kini pelaku transaksi memiliki pilihan yang tak terbatas untuk memanfaatkan sarana canggih dan alur kerja yang sudah didesain sebelumnya, serta dapat memproses transaksi lebih cepat.
Alhasil, virtual data room yang lebih mudah diakses dan tersedia hampir membuat usang konsep data room fisik dalam semua industri.
Virtual data room atau ruang data virtual adalah platform online yang mengombinasikan penyimpanan cloud dengan berbagai sarana transaksi penting. Digital data room sangat bermanfaat, khususnya untuk proses-proses yang melibatkan dokumentasi dalam jumlah besar, karena berperan sebagai ruang penyimpanan data perusahaan jarak jauh.
Virtual data room online juga dapat berperan sebagai platform kolaborasi untuk operasi harian, manajemen dewan, dan semua proyek yang membutuhkan kontribusi beberapa pihak secara bersamaan. Beberapa contoh paling umum dari penerapan virtual data room adalah M&A, uji tuntas (due diligence) perusahaan, manajemen portofolio, dan pendanaan.
Berdasarkan penelitian kami, data room dapat menawarkan banyak hal untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dalam banyak sektor. Namun, ada beberapa industri yang paling banyak mengandalkan perangkat lunak virtual data room saat ini.
Inilah beberapa kasus penggunaan virtual data room utama berdasarkan urutan popularitasnya.
Merger dan akuisisi sangat penting untuk pertumbuhan dan perkembangan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar. Selain itu, banyak industri, seperti startup teknologi, hanya mengandalkan akuisisi sebagai target exit strategy atau tahap pencapaian penting mereka.
Tantangan terbesar untuk semua transaksi M&A adalah uji tuntas yang menyeluruh. Para pelaku transaksi harus mempelajari banyak sekali dokumen dalam jangka waktu yang relatif singkat.
Virtual data room membantu menciptakan lingkungan yang gesit dan mampu mengakses berkas yang dibutuhkan dalam hitungan detik. Ini membantu pengambilan keputusan utama yang lebih cepat. Firma hukum dan perusahaan sama-sama memperoleh manfaat dari aksesibilitas universal dan solusi otomatis yang ditawarkan oleh solusi data room modern.
Dana dengan profil risiko tinggi dan perusahaan ekuitas swasta umumnya menangani banyak data rahasia. Ini membutuhkan keamanan yang lebih kuat dan transparansi internal. Ruang data virtual menawarkan banyak sarana untuk semua proses, mulai dari pendanaan hingga nasihat investasi, dengan mengamankan data pengguna dan memberikan akses ke berbagai analitik.
Pengacara dan perusahaan hukum harus mematuhi peraturan yang ketat untuk memastikan keabsahan dari praktik mereka. Padahal, ada banyak dokumen sensitif dan informasi pribadi yang harus ditangani.
Artinya, sektor hukum merupakan salah satu sektor pertama yang memperoleh manfaat dari fitur-fitur virtual data room yang terdepan dalam industri, seperti enkripsi, kontrol akses, dan pengambilan data jarak jauh.
Sebagai lembaga keuangan yang utamanya beroperasi atas dasar nasihat, perbankan investasi membutuhkan solusi software yang mengombinasikan komunikasi sederhana dengan penyimpanan data penting. Bankir investor menggunakan ruang data untuk mengumpulkan informasi, melakukan uji tuntas, menunjukkan target kepada calon pembeli, dan membantu integrasi pasca-transaksi.
Selain keamanan yang lebih kuat, data room juga membantu bank investasi untuk mengorganisasi operasi mereka dengan meningkatkan akuntabilitas karyawan dan menyederhanakan pelaporan.
Kesehatan adalah sektor lain yang menangani banyak data rahasia, seperti informasi pasien, hasil penelitian, dan lainnya. Kegagalan untuk mengamankan data tersebut dapat mengakibatkan pencurian data oleh kompetitor atau bahkan gugatan skala besar.
Selain membantu pengguna melindungi berkas sensitif mereka, data room membantu menangani prosedur-prosedur yang kompleks dan menghabiskan waktu, seperti pengajuan lisensi. Dengan menyimpan semua dokumentasi yang dibutuhkan di satu tempat terpusat, perusahaan dapat memperoleh lisensi yang dibutuhkan dengan lebih cepat.
Hasil penelitian industri data room kami menunjukkan bahwa ada beberapa sektor lain yang kini makin sering menggunakan ruang data virtual. Inilah tiga contoh yang paling sesuai.
Perusahaan real estate beralih ke virtual data room untuk mengelola portofolio, berkomunikasi dengan calon investor, dan memantau proyek jangka panjang. Sarana data room membantu perusahaan mengambil pendekatan yang terinformasi dalam transaksi real estate dan menyederhanakan manajemen dokumen.
Ruang penyimpanannya menyediakan catatan semua transaksi keuangan dan pengembangan lampau yang mudah diakses, sehingga pencarian dokumen menjadi lebih lancar selama proses transaksi penting.
Investor menggunakan ruang data virtual sebagai platform strategi untuk membandingkan peluang, meminta dokumen yang dibutuhkan, dan melakukan uji tuntas. Transaksi yang sukses kemudian dikirimkan ke bagian portofolio dari data room.
Di waktu yang bersamaan, startup dapat menggunakan solusi virtual data room untuk memasarkan perusahaan mereka, mengorganisasi pengembangan perusahaan, dan menyiapkan akuisisi, merger, atau transisi besar lainnya.
Saat mengajukan IPO (initial public offering), organisasi harus mengumpulkan banyak sekali dokumen untuk dikirimkan. Sebagian besar berkas itu sangat rahasia dan membutuhkan tingkat keamanan ekstra. Selain itu, proses IPO sering melibatkan konsultasi pihak ketiga, sehingga fitur kolaborasi data room menjadi sangat penting.
Tingkat keamanan dokumen rahasia yang tidak tertandingi
Organisasi dan distribusi dokumen yang mudah
Ruang kerja terpusat dengan alur kerja transparan dan akuntabilitas yang lebih baik
Hemat biaya dibandingkan dengan ruang data tradisional
Solusi fungsional untuk kolaborasi dan pengambilan keputusan jarak jauh
Proses transaksi lebih cepat, mulai dari uji tuntas hingga integrasi
Investasi dalam data room membuat perusahaan terlihat lebih tepercaya dan berpandangan ke depan
Aksesibilitas data dan orang yang serbaguna
Kesempatan tidak terbatas untuk semua jenis proyek
Data room biasanya tidak membutuhkan perangkat keras atau plug-in tambahan
Pilihan pemanfaatan dari keahlian dan nasihat penyedia
Komunikasi lebih baik dengan fitur chat bawaan, tanya jawab, panggilan video, dan sebagainya
Keamanan data adalah masalah utama dalam semua bisnis modern. Kebutuhan perlindungan data yang besar dan senantiasa berkembang mendorong perusahaan untuk memercayakan data rahasia mereka pada ruang data virtual. Perangkat lunak data room tingkat lanjut menjamin berkas pengguna tidak akan diretas dalam beberapa tingkat.
Penyedia ruang data yang bereputasi memastikan produk mereka sesuai dengan standar-standar keamanan khusus industri. Cara terbaik untuk mengetahui apakah penyedia data room memperhatikan keamanan pelanggan adalah dengan memeriksa sertifikasi mereka, seperti ISO 27001, HIPAA, dan SOC 2.
Perlindungan data tingkat lanjut mengontrol siapa saja yang dapat mengaksesnya dan wewenang mereka untuk berinteraksi dengan data. Pembagian berkas secara aman dalam virtual data room juga terjamin melalui penugasan hak istimewa tertentu berdasarkan peran setiap pengguna.
Kategori tindakan keamanan ini membantu melindungi data sensitif, memantau semua interaksi, dan mencegah ancaman kebocoran internal.
Selain memastikan data rahasia hanya dapat diakses oleh pengguna tertentu, administrator dapat menugaskan lapisan perlindungan tambahan. Beberapa contohnya adalah izin hanya lihat, pop-up NDA, dan riwayat aktivitas yang rinci.
Selain perlindungan berkas, virtual data room memungkinkan pertukaran informasi secara aman dengan menciptakan lingkungan yang aman untuk semua jenis komunikasi. Misalnya, pengguna dapat memilih untuk membentuk grup dan membahas topik tertentu secara privat, sementara semua interaksi mereka dienkripsi.
Data room tepercaya adalah platform aman yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola dokumen sensitif mereka dengan percaya diri. Aspek terpenting adalah memilih penyedia yang menawarkan rangkaian fitur keamanan dan tingkat kepatuhan yang dibutuhkan.
Ruang data virtual menawarkan cakupan kemampuan tanpa batas kepada pengguna mereka. Namun, ada beberapa fitur utama yang memberikan nilai terbaik.
Virtual data room memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dengan mudah dari perangkat atau lokasi mana pun. Ruang digital menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan salinan fisik, sehingga mengurangi biaya dan tenaga untuk menyimpan arsip tradisional. Beberapa fitur tambahan yang meningkatkan pengalaman manajemen dokumen pengguna adalah:
Data room yang baik memiliki beberapa tingkat akses yang menentukan jenis data apa yang dapat diperoleh dan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh setiap pengguna. Beberapa fitur lain yang membantu mengelola pengguna adalah:
Pengguna virtual data room berasal dari berbagai latar belakang teknis. Artinya, software ini harus cukup mudah untuk dapat digunakan semua orang secara efektif. Dua aspek yang utama adalah tampilan intuitif dan penerapan yang serbaguna. Ini mencakup kompatibilitas dengan semua sistem operasi, termasuk Windows, Linux, dan macOS.
Beberapa fitur lain yang meningkatkan pengalaman pengguna adalah:
Pelacakan dan pelaporan aktivitas membantu memeriksa jumlah pengguna tepat yang berinteraksi dengan dokumen tertentu, menilai keterlibatan mereka, dan mengarahkan kembali alur kerja, jika perlu. Fitur-fitur laporan ini sangat membantu pengguna:
Virtual data room memungkinkan beberapa tingkat komunikasi jarak jauh yang efektif. Dengan teknologi yang tepat, pengguna dapat membahas bisnis melalui chat, panggilan, email, dan lainnya. Fitur-fitur umum yang meningkatkan komunikasi ruang data adalah:
Tim dukungan pelanggan yang efektif sangat penting untuk memberikan pengalaman data room yang berhasil. Cara terbaik untuk menilai kualitas dukungan adalah dengan meminta demo gratis atau mendaftar uji coba gratis, lalu mencari fitur-fitur seperti:
Kombinasi dari semua sarana di atas akan menciptakan fondasi yang solid untuk memberikan pengalaman virtual data room yang produktif.
Setelah penyedia yang cocok dipilih, Anda hanya perlu mengatur ruang data virtual untuk transaksi mendatang. Ini dapat dilakukan dalam tiga langkah.
Dengan membuat daftar semua calon pengguna dan membaginya ke dalam beberapa grup berdasarkan peran dalam perusahaan atau kontribusi terhadap proyek, Anda dapat mempercepat proses undangan.
Saat menugaskan izin, penting untuk mengombinasikan keamanan dan kemudahan. Ini berarti mengatur kondisi akses berdasarkan tanggung jawab setiap pengguna dalam proyek.
Tahap terakhir adalah mengisi virtual data room. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat struktur folder terlebih dahulu, lalu mengirimkan dokumen sekaligus.
Menentukan virtual data room terbaik mungkin sulit, apalagi jika Anda adalah pemula dalam industri ini dan belum pernah menggunakan ruang data virtual.
Ada banyak penyedia VDR di pasaran, dan setiap penyedia memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Lalu, bagaimana cara memilih data room terbaik untuk kebutuhan Anda? Tentu saja, pilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.
Pertama, tentukan target dan hasil apa yang ingin Anda capai.
Kedua, bandingkan virtual data room di web dengan mempertimbangkan kriteria seperti keahlian, model perhitungan harga, langkah-langkah keamanan, kapasitas penyimpanan, dan sebagainya.
Anda dapat menghemat banyak waktu menggunakan tabel perbandingan ruang data kami. Kami sudah menampilkan 10 vendor terbaik yang merupakan pemimpin industri. Pelajari saja rating, ulasan, dan komentar tentang setiap penyedia, dan tentukan mana yang paling cocok untuk Anda.
Tentu saja, Anda masih dapat membandingkan virtual data room sendiri.
Lalu, apa yang harus diperhatikan? Secara umum, kami menyarankan Anda untuk memperhatikan kriteria-kriteria ini saat mempelajari tentang ruang data virtual:
Sekarang, mari kita diskusikan setiap poin di atas dengan lebih rinci. Sebagai ilustrasi, kami akan membandingkan tiga data room terbaik — iDeals, Citrix, dan Datasite.
Sebagai aturan umum, provider VDR tepercaya diakui oleh pelanggan mereka.
Jadi, jika Anda mencari virtual data room terbaik, bacalah ulasan dari klien mereka.
Untuk melakukannya, Anda dapat mengunjungi platform review populer, seperti Capterra dan G2. Perhatikan rating keseluruhan, jumlah ulasan yang diterima vendor, dan apakah ulasan itu positif atau negatif.
Inilah yang kami temukan dari ketiga penyedia di atas:
Tampilan pengguna dari perangkat lunak VDR sangatlah penting.
Virtual data room harus mudah dinavigasi, apa pun latar belakang teknis Anda. Tidak hanya desainnya. Cara menyajikan semua informasi, cara mengatur folder, dan apakah ada pilihan organisasi otomatis – semua ini penting.
Inilah pendapat pengguna tentang kegunaan iDeals, Citrix, dan Datasite:
Tujuan awal utama Anda menggunakan virtual data room mungkin adalah untuk membagikan berkas rahasia dengan beberapa pihak.
Oleh karena itu, mengontrol izin dari setiap pengguna ruang data virtual sangatlah penting.
Data room terbaik menawarkan fitur-fitur dasar, seperti autentikasi multi-faktor, izin pengguna granular, dan lainnya.
Keamanan dokumen sensitif Anda adalah hal pertama yang bisa Anda harapkan dari vendor VDR.
Semua perusahaan virtual data room menjamin keamanan dokumen Anda dengan berbagai fitur berbeda. Fitur-fitur yang paling umum adalah watermark dinamis, redaksi, dan lainnya.
Kami sudah menyelidiki apa saja yang ditawarkan oleh tiga penyedia VDR terbaik, dan inilah hasilnya:
Untuk mengunggah data dalam jumlah besar, Anda dan pengguna lain harus dapat menelusuri dan mengelola semuanya dengan mudah.
Bagaimana cara membandingkan fitur-fitur manajemen data dalam virtual data room? Tentu saja, jumlah fitur yang Anda butuhkan dari suatu vendor sangat bergantung pada ukuran bisnis Anda. Misalnya, jika Anda memiliki startup, jumlah dokumentasi Anda jauh lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan besar. Jadi, Anda tidak perlu banyak sarana manajemen data.
Kami sudah mempelajari dengan cermat bagaimana iDeals, Citrix, dan Datasite menawarkan manajemen dokumentasi yang diunggah pelanggan mereka ke ruang data.
Kemampuan untuk melacak semua aktivitas dalam virtual data room Anda selama proyek meningkatkan efektivitas secara signifikan.
Carilah fitur analitik dan laporan yang ditawarkan suatu vendor dan tentukan apakah layanan itu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Jika masih bingung menentukan pilihan, perhatikan apa yang membuat setiap vendor virtual data room berbeda dari yang lain. Sebagai aturan umum, setiap software VDR memiliki fitur-fitur unik yang tidak ditawarkan oleh penyedia lain.
Saat mencari virtual data room terbaik, pertimbangkan juga kualitas dukungan pelanggan dari perangkat lunak yang ditawarkan.
Perhatikan cara kontak apa saja yang mereka tawarkan, seberapa cepat Anda mendapatkan jawaban, dan seberapa dalam pengetahuan tim mereka.
Tentu saja, harga adalah salah satu faktor utama yang dapat memengaruhi keputusan Anda.
Model perhitungan harga dari penyedia virtual data room modern cukup berbeda. Jadi, fokuslah pada kebutuhan Anda dan pastikan harga dan kualitasnya sebanding.
Inilah yang kami temukan tentang harga iDeals, Citrix, dan Datasite.
Dari perbandingan detail antara iDeals, Citrix, dan Datasite di atas, Anda dapat melihat bahwa setiap vendor memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Saat memilih virtual data room, fokuslah pada kebutuhan bisnis Anda dan perhatikan faktor-faktor yang kami bahas tadi saat membandingkan ketiga penyedia di atas.
1. iDeals Virtual Data Room |
Layanan VDR tangkas yang dapat memenuhi semua kebutuhan berbagai ukuran perusahaan dalam industri apa pun |
Lihat profil |
2. Citrix Sharefile |
Sistem keamanan bertingkat, layanan yang andal dan intuitif |
Lihat profil |
3. DataSite |
Fokus pada perusahaan besar dan memiliki antarmuka yang sangat intuitif |
Lihat profil |
4. Intralinks Dealspace |
Bekerja cepat dengan volume informasi yang sangat besar |
Lihat profil |
5. Brainloop Secure Dataroom |
Fokus utamanya: menyediakan lingkungan untuk pertukaran informasi yang aman |
Lihat profil |
6. SmartRoom VDR |
Solusi ruang data yang praktis dan fungsional |
Lihat profil |
7. BlackBerry Workspaces |
Konten yang ramah seluler dan kemampuan berbagi berkas dengan sistem manajemen konten yang berbeda |
Lihat profil |
8. Box Ruang Data Virtual |
Kustomisasi penuh, instalasi mudah, waktu kedaluwarsa akses, dan kemungkinan pelacakan yang detail |
Lihat profil |