Tentang Ideals Virtual Data Room

Ideals adalah penyedia ruang data virtual yang berorientasi pada pelanggan yang memastikan layanan pelanggan yang sempurna, kemudahan penggunaan, dan keamanan tingkat bank. Dengan bantuan fitur-fitur seperti redaksi bawaan, kontrol akses granular, dan alur kerja Q&A yang canggih, Ideals membantu bisnis untuk tumbuh, menonjol, dan efektif serta menguntungkan. Ideals sangat mudah diatur dan disesuaikan, dan dukungan pelanggan 24/7 mereka selalu ada untuk membuat pengalaman pengguna menjadi sempurna melalui obrolan dalam aplikasi, telepon, dan email.

Ruang data virtual Ideals bertujuan untuk membuat bisnis pengguna lebih efisien dan menguntungkan. Sikap berorientasi bisnis dan pelanggan seperti itu terlihat jelas dari pernyataan misi perusahaan – “menciptakan lebih banyak kemakmuran di dunia dengan mempercepat keputusan bisnis berisiko tinggi.”

Perusahaan ini berkantor pusat di Swiss. Namun, Ideals juga memiliki kantor di New York, London, Hong Kong, Kyiv, São Paulo, dan Melbourne.

Pengguna Ideals menunjukkan bahwa mereka sangat menyukai layanan pelanggan yang disediakan perusahaan, kemudahan penggunaan ruang data virtual, berbagai fitur yang ditawarkan, dan efektivitas biaya.

Tim dukungan pelanggan Ideals menawarkan layanan yang sempurna – a waktu respons telepon 25 detik, waktu respons obrolan 30 detik, dan waktu respons email 30 menit. Selain itu, mereka menawarkan pelatihan langsung dengan para ahli, tim manajemen proyek yang berdedikasi, dan dukungan obrolan dalam aplikasi 24/7. Terlebih lagi, tim dukungan pendukungnya berbicara dalam 13 bahasa, sehingga pengguna dari seluruh dunia dapat yakin bahwa mereka akan didengar, dipahami, dan dibantu.

Selain perangkat lunak ruang data virtual, Ideals juga memiliki produk lain – Ideals Board. Ini adalah solusi perangkat lunak manajemen dewan yang bertujuan untuk meningkatkan komunikasi dewan dan meningkatkan efektivitas rapat dewan.

Semua klien baru Ideals disambut dengan masa uji coba gratis selama 30 hari untuk menguji semua fitur ruang data virtual. Untuk detail harga dan penawaran khusus, pengguna dapat menghubungi perwakilan penjualan.

Paket harga

Ideals memiliki model harga berbasis langganan dengan tiga paket yang nyaman:Pro, Business, dan Enterprise. Pelanggan potensial dapat menghubungi perwakilan penjualan untuk detail harga dan penawaran khusus.

Rangkaian fitur dan layanan berbeda pada setiap paket langganan, karena setiap paket dirancang agar sesuai dengan kebutuhan proyek atau kesepakatan yang berbeda. Inilah yang disertakan dengan paket langganan:

Apa pun paket langganan yang dipilih, semua pelanggan mendapatkannya:

• Autentikasi dua faktor
• Jejak dan laporan audit yang terperinci
• Penghancuran jarak jauh
• Pencitraan merek yang berbeda
• Pusat data bersertifikasi SOC 1/2/3 dan ISO 27001:2013

Selain itu, semua prospek Ideals disambut dengan uji coba gratis selama 30 hari.

Namun, seperti yang diharapkan, jumlah fitur bervariasi pada setiap paket langganan. Tabel di bawah ini menunjukkan fitur apa saja yang disertakan dalam paket langganan Pro, Bisnis, dan Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Layanan pelanggan	Standar	Premium	Premium
Tingkat dukungan	Standar 24/7: email, obrolan, telepon	Premium 24/7: email, obrolan, telepon	Tim yang berdedikasi
Masa persiapan/periode uji coba	30 hari	30 hari	Tidak terbatas
Pelatihan langsung dengan ahlinya	1 jam per proyek	Tak terbatas dengan pakar bersama	Tak terbatas dengan ahli yang berdedikasi
Pengaturan ruang data	❌	❌	✅
Tim proyek yang berdedikasi	❌	❌	✅
Keamanan	Standar	Standar	Lanjutan
Redaksi bawaan	✅	✅	✅
Akses kedaluwarsa berdasarkan waktu	✅	✅	✅
Masa berlaku akses berdasarkan alamat IP	❌	✅	✅
Masuk ke ruang data dari situs web sendiri	❌	✅	✅
Pemandangan pagar	✅	✅	✅
Manajemen dokumen	Standar	Lanjutan	Lanjutan
Penomoran indeks otomatis	✅	✅	✅
Pencarian teks lengkap	✅	✅	✅
Pengenalan karakter optik	✅	✅	✅
Label dokumen	❌	✅	✅
Kolaborasi dan pelaporan	Standar	Lanjutan	Lanjutan
Pelacakan aktivitas pengguna	✅	✅	✅
Jejak audit terperinci	✅	✅	✅
Catatan dan komentar	✅	✅	✅
Q&A	Alur kerja standar	Alur kerja standar	Alur kerja tingkat lanjut
Kustomisasi dan integrasi	Standar	Lanjutan	Lanjutan
Pencitraan merek khusus	Standar	Lanjutan	Penuh
Ketentuan Khusus Akses dan NDA	✅	✅	✅
Integrasi Sistem Masuk Tunggal	❌	❌	✅
Kunci enkripsi yang dikelola pelanggan	❌	❌	✅

Dukungan pelanggan

Kualitas layanan pelanggan adalah apa yang Ideals anggap sebagai prioritas utama, dan umpan balik pengguna yang positif pada platform tepercaya seperti G2 dan Capterra membuktikannya. Misalnya, penawaran layanan pelanggan Ideals:

• Dukungan obrolan langsung dalam aplikasi. Pengguna dapat memperoleh bantuan dari dalam aplikasi melalui obrolan langsung.
• Dukungan multibahasa. Tim dukungan pelanggan Ideals berbicara dalam 13 bahasa.
• Ketersediaan 24/7/365. Semua pertanyaan pengguna ditangani dengan cepat setiap saat sepanjang hari.
• Waktu respons email 30 menit. Tim dukungan Ideals biasanya menangani dan menjawab masalah dalam waktu 30 menit melalui email.
• Waktu respons obrolan 30 detik. Respons menggunakan fitur obrolan sangat cepat – pengguna mendapatkan balasan dari anggota tim dukungan dalam waktu 30 detik.
• Waktu dukungan telepon 25 detik. Saat menghubungi dukungan pelanggan melalui telepon, pengguna menerima jawaban dalam waktu 25 detik;
• Pelatihan langsung dengan ahlinya. Ideals memastikan semua pengguna mengetahui cara menggunakan ruang data virtual mereka dengan menyediakan pelatihan langsung dari ahlinya.
• Pusat bantuan dengan panduan dan bagian FAQ yang mendetail: Pertanyaan yang paling sering diajukan dan situasi yang umum dijelaskan secara mendetail;
• Manajer atau tim proyek yang berdedikasi. Ideals menawarkan manajer atau tim proyek yang berdedikasi untuk menyederhanakan manajemen proyek bagi klien.
• Persiapan/masa percobaan. Ideals menawarkan uji coba gratis selama 30 hari untuk menguji ruang data virtual mereka atau persiapan untuk penggunaan aktifnya.

Fitur keamanan dokumen

Pada dasarnya, semua fitur keamanan yang disediakan oleh ruang data virtual Ideals dapat dibagi menjadi tiga kategori utama: keamanan dokumen, keamanan akses, dan kepatuhan dan sertifikasi keamanan. Di bawah ini, kami mencantumkan fitur utama dari setiap kategori.

Keamanan dokumen

• Suntingan bawaan. Fitur ini memungkinkan penghitaman pada area tertentu pada teks/dokumen atau gambar yang berisi informasi yang sangat rahasia atau informasi yang dapat diidentifikasi secara pribadi.
• Remote shred and no-plugin IRM. Fitur ini memungkinkan pengaktifan enkripsi file saat dibuka atau diunduh.
• Tampilan pagar. Tampilan pagar menciptakan pagar digital yang mencegah pengguna melihat seluruh file dan, dengan demikian, menyalin file atau mengambil tangkapan layar.
• Tanda air dinamis. Kapan pun dokumen dilihat, dicetak, atau diunduh, tanda pengenal pribadi secara otomatis melapisi file untuk lapisan keamanan tambahan.
• Secure Spreadsheet Viewer. Unik untuk Ideals, fitur ini memungkinkan untuk melihat dan menganalisis file Excel dengan aman. Spreadsheet Viewer mengunduh, mendekripsi, menerapkan tanda air, dan menampilkan dokumen di browser web apa pun dalam file Excel asli dan aman – alih-alih mengonversinya menjadi PDF.
• Izin dokumen granular. Dengan fitur ini, administrator ruang data virtual dapat menentukan izin akses untuk setiap dokumen atau folder individual. Ideals menawarkan delapan tingkat izin granular:Tidak Ada, Tampilan Pagar, Tampilan, Unduh PDF Terenkripsi, Cetak, Unduh PDF, Unduh Asli, danUpload..

Keamanan akses

• Pembatasan akses waktu dan IP.Dengan fitur ini, admin dapat membatasi akses ke ruang data virtual dari alamat IP tertentu dan untuk jangka waktu tertentu.
• Kontrol akses dan masa berlaku Fitur ini memungkinkan pengaturan tanggal kedaluwarsa untuk akses file dan menentukan durasi sesi pengguna. Selain itu, administrator dapat mengonfigurasi kebijakan keamanan mengenai kekuatan kata sandi.
• Izin pengguna granular.Fitur ini memungkinkan admin untuk mengelola izin akses pengguna berdasarkan peran mereka dalam proyek. Ada dua kelompok pengguna utama – Administrator dan Pengguna. Mengatur izin pengguna memungkinkan untuk menentukan pengguna mana yang dapat melihat, mengunduh PDF dengan aman, mencetak, mengunduh dokumen asli, dan mengedit file di ruang data virtual.
• Autentikasi dua faktor. Fitur ini memungkinkan pengaktifan langkah keamanan ekstra untuk semua pengguna VDR. Pengguna harus memverifikasi identitas mereka dengan memasukkan kode verifikasi SMS atau kode dari aplikasi autentikator untuk mengakses ruang data virtual.
• Peniruan keamanan pengguna. Fitur ini memungkinkan administrator untuk memeriksa ulang apakah pengguna tertentu memiliki hak akses yang benar melalui mode “View As”. Dengan kata lain, fitur ini memungkinkan admin untuk melihat dokumen dari sudut pandang pengguna tertentu.
• Manajemen perangkat seluler. Fitur ini memungkinkan untuk mengontrol aksesibilitas dokumen sensitif dan mengelola fitur keamanan pada perangkat seluler pengguna tertentu.

Kepatuhan dan sertifikasi keamanan

• GDPR. Ini adalah hukum Uni Eropa dan dianggap sebagai salah satu peraturan privasi dan keamanan yang paling ketat di dunia. Peraturan ini membantu melindungi penduduk dan organisasi Uni Eropa dari pelanggaran data dari mana pun di seluruh dunia.
• CCPA. Ini adalah undang-undang negara bagian yang meningkatkan perlindungan konsumen dan hak privasi bagi penduduk California, Amerika Serikat.
• SOC 1/2/3. Ketersediaan kepatuhan SOC memastikan bahwa data pengguna dikelola dengan aman dan privasi serta kepentingan mereka dilindungi. 
• HIPAA. HIPAA menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi perawatan kesehatan.
• ISO 27001. Ini adalah standar internasional tentang manajemen keamanan informasi yang membahas tiga dimensi keamanan informasi: kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan.

Fitur manajemen pengguna

Daftar fitur manajemen pengguna yang ditawarkan Ideals meliputi yang berikut ini:

• Undangan pengguna tunggal/banyak. Dengan fitur ini, admin dapat mengundang pengguna ke ruang ruang data virtual secara individu atau dalam kelompok ratusan bahkan ribuan, jika diperlukan, dengan beberapa klik.
• Izin pengguna yang diperinci; Administrator ruang data virtual dapat mengelola hak akses pengguna dengan menugaskan mereka ke grup, Administrator atau Pengguna, dan mengatur izin akses tertentu, seperti melihat, membuat catatan, melihat laporan, dan mengelola Tanya Jawab.
• Izin Excel. Fitur ini memungkinkan pengaturan dua izin melihat khusus untuk file Excel – Lihat Excel dengan Rumus dan Lihat Excel tanpa Rumus.
• Notifikasi. Dengan fitur ini, admin menerima notifikasi setiap kali dokumen dihapus atau diunggah dan untuk aktivitas Tanya Jawab. 
• Penyiapan grup. Fitur ini memungkinkan admin untuk mengelola izin akses pengguna dengan mudah dengan membaginya ke dalam grup dengan tingkat akses yang berbeda – Administrator dan Pengguna.

Fitur manajemen dokumen

Ideals membuatnya cepat dan mudah bagi pengguna untuk mengelola data dalam jumlah besar melalui fitur-fitur berikut:

• Drag-n-drop dan unggah massal.Fitur ini memungkinkan populasi data dengan sekali klik. Artinya, pengguna dapat mengunggah banyak file ke ruang data virtual dengan menyeret dan melepaskannya dari komputer ke jendela unggahan.
• Dukungan multi-format. Ideals mengubah 25+ format file menjadi versi yang dilindungi untuk dilihat secara online di ruang data. Namun, pengguna Ideals dapat mengunggah file dalam format apa pun;
• Label file. Admin ruang data virtual dapat memberi label pada file dan folder, sehingga mengkategorikannya dan membuat pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan mudah.
• Penomoran indeks otomatis. Saat mengunggah data dalam jumlah besar ke ruang data virtual, semua file secara otomatis diindeks dan diberi nomor secara berurutan.
• Pencarian teks lengkap.Fitur pencarian teks lengkap diwakili oleh teknologi pengenalan karakter optik (OCR) yang memungkinkan untuk menemukan informasi tertentu secara cepat hanya dengan memasukkan kata kunci dan menerapkan beberapa filter pencarian. Ideals memastikan sinkronisasi konten ruang data dengan desktop, folder bersama, FTP, atau penyimpanan perusahaan.

Fitur tambahan

Selain fitur-fitur yang disebutkan di atas, Ideals juga menawarkan berbagai fitur tambahan yang memastikan penggunaan VDR yang mudah, kolaborasi proyek, dan kontrol atas lingkungan VDR yang aman dan aktivitas pengguna. Mari kita tinjau fitur-fitur pelaporan, kustomisasi, dan Tanya Jawab Ideals.

Pelaporan

• Jejak audit lengkap.Dengan fitur jejak audit, setiap tindakan yang dilakukan di dalam ruang data virtual dicatat. Dengan demikian, administrator dapat menerima laporan dalam bentuk PDF, Excel, atau versi yang mudah dicetak.
• Pelacakan aktivitas pengguna. Ideals memungkinkan admin untuk memantau tindakan pengguna, termasuk riwayat pencarian. Mereka bahkan dapat melihat berapa lama file tertentu dilihat oleh pengguna tertentu.
• Laporan ikhtisar grup.Fitur ini memungkinkan admin untuk melacak aktivitas grup dengan mudah di dalam ruang data. Administrator menerima berbagai informasi, seperti jumlah pengguna yang diundang, berapa banyak dari mereka yang masuk, jumlah dokumen yang diakses, dan jumlah pertanyaan Q&A yang diposting.
• Laporan dengan kode warna. Fitur ini secara grafis menampilkan kelompok pengguna mana yang paling aktif dan bagian mana dari ruang data yang paling mereka minati.

Kustomisasi

Ideals memungkinkan pelanggan untuk mempersonalisasi ruang data virtual mereka dengan menawarkan berbagai opsi penyesuaian, termasuk yang berikut ini:

• Tanda air
• Header dan footer
• Logo
• Label dokumen
• Ketentuan akses
• Pengaturan bahasa
• Fitur ruang data umum
• Pengarsipan proyek

Q&A

Bagian Q&A memungkinkan pengguna VDR untuk berinteraksi tentang masalah penting dan menyelesaikan pertanyaan dengan cepat dengan fitur fungsionalitas Q&A Ideals berikut ini:

• Alur kerja dan peran Q&A yang dapat disesuaikan. Ideals memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan alur kerja dan peran Q&A tergantung pada kebutuhan kesepakatan atau proyek.
• Penugasan ahli. Saat memposting pertanyaan, pengguna dapat mengkategorikannya di bawah topik yang paling sesuai, misalnya,Hukum, Pajak, Intelektual, Pemasaran, atauKeuangan. Oleh karena itu, administrator dapat menugaskan pertanyaan kepada ahli yang relevan, atau pertanyaan juga dapat ditugaskan secara otomatis.
• Diskusi langsung. Pengguna Ideals dapat berinteraksi dengan aman satu sama lain dalam forum langsung yang dilindungi dengan izin akses khusus untuk setiap orang. Setiap orang yang memiliki izin dapat mengakses berbagai utas dan mengirim tanggapan.
• FAQs. Fitur ini memungkinkan untuk menyiapkan daftar pertanyaan yang paling sering ditanyakan dan jawabannya sehingga pengguna dapat merujuknya ketika mengalami masalah. Hal ini dapat secara signifikan meningkatkan kolaborasi dalam sebuah kesepakatan atau proyek dan memfasilitasi penyelesaiannya.
• Status pertanyaan.  Administrator atau pakar yang ditugaskan dapat menambahkan status ke setiap pertanyaan yang diposting. Hal ini membantu menghemat waktu administrator atau ahli dan meningkatkan kolaborasi dalam kesepakatan atau proyek. Status pertanyaan yang ditawarkan oleh Ideals adalah Jawaban Dikirimkan, Ditutup, dan ;Dibuka kembali.
• Laporan Tanya Jawab. Fitur ini memungkinkan untuk mendapatkan laporan terperinci tentang semua komunikasi Tanya Jawab. Hal ini sangat berguna untuk tujuan hukum. Laporan Q & A dapat diekspor ke spreadsheet;
• Akses granular ke utas. Dengan fitur ini, administrator dapat mengontrol akses ke diskusi rahasia dengan menyediakan akses granular ke utas dan lampiran. Dengan demikian, pengguna hanya memiliki akses ke forum yang mereka ikuti.

FAQ