2023 Harga Ruang Data Virtual: Berapa Biaya yang Dibutuhkan untuk Mengamankan Data Anda?

Survei pandangan CEO Ernst & Young telah menemukan bahwa sistem TI adalah salah satu dari lima pendorong utama biaya M & A pada tahun 2023. Perusahaan dapat mengurangi biaya transaksi secara substansial dengan menggunakan ruang data virtual jika mereka memilih model penetapan harga ruang data virtual yang menguntungkan;

Datarooms.org meneliti informasi harga dari 116 penyedia ruang data virtual dan membagikan hasilnya dalam artikel ini. Kali ini, Anda akan mempelajari tentang enam model penetapan harga ruang data dengan kisaran harga dan rata-rata. Teruslah membaca untuk menemukan perbandingan harga ruang data dari 15 penyedia ruang data teratas dan tujuh faktor yang memengaruhi harga VDR. Terakhir, periksa lima pendekatan berbeda untuk memilih harga VDR dan dapatkan daftar periksa 16 pertanyaan pemilihan VDR penilaian mandiri.

Model penetapan harga ruang data

Vendor ruang data virtual menggunakan beberapa struktur harga dan sangat bervariasi ketika menagih solusi ruang data virtual mereka. Kami telah menganalisis struktur harga dari 116 penyedia ruang data virtual, 72 di antaranya memberikan rincian harga secara publik;

Penyedia VDR ini mengenakan biaya per pengguna, per halaman, per fitur, berdasarkan kapasitas penyimpanan dokumen, atau menyediakan paket campuran, yang menggabungkan beberapa fitur ini. Banyak penyedia juga menawarkan langganan tetap;

Untuk membuat keputusan yang tepat, sebaiknya Anda mengetahui pilihan Anda. Jadi, berikut ini adalah penjelasan rinci tentang model penetapan harga dengan angka rata-rata berdasarkan 72 penyedia ruang data.

Paket tetap (biaya bulanan tetap)

Langganan tetap mencakup paket harga tetap dengan layanan dan produk yang telah ditentukan sebelumnya. Ini adalah pendekatan penagihan yang paling populer di dunia ruang data virtual saat ini, yang ditawarkan oleh & nbsp;29 dari 72 penyedia VDR. Vendor ruang data ini mengenakan biaya antara & nbsp;$10 dan $ 1.295 & nbsp;per bulan atau & nbsp;$ 241,87 per bulan rata-rata.

Perlu dicatat bahwa kisaran harga ini didasarkan pada pembayaran bulanan, sementara banyak vendor VDR menawarkan diskon berlangganan dalam paket tahunan.

Vendor VDR dapat memadupadankan berbagai fitur, seperti penyimpanan 10 GB + satu proyek + pengguna tak terbatas, dan batasan dengan harga yang kompetitif agar sesuai dengan kebutuhan bisnis pada umumnya.

Banyak penyedia VDR juga menawarkan paket khusus yang dapat dinegosiasikan untuk perusahaan yang lebih besar. Jika Anda adalah bisnis berskala perusahaan dengan beberapa proyek ekstensif yang sedang dikerjakan, Anda pasti akan mendapatkan keuntungan dari opsi dengan penyimpanan dan ruang data tak terbatas;

Kemungkinan besar, vendor ruang transaksi juga akan memberikan beberapa fasilitas tambahan dalam bentuk dukungan yang dipersonalisasi, sistem peran yang lebih canggih untuk kontrol akses, dan sebagainya.

Terbaik untuk bisnis: Semua jenis bisnis karena paket tetap berjenjang cocok untuk perusahaan dengan berbagai ukuran.

Per-pengguna

Model penetapan harga per pengguna melibatkan biaya bulanan berulang berdasarkan jumlah pengguna ruang data. Membayar berdasarkan jumlah pengguna VDR adalah salah satu opsi tertua dan paling sederhana yang tersedia. Secara keseluruhan, 24 dari 72 vendor ruang data mengenakan biaya per pengguna.21 penyedia menawarkan antara$2,5 dan $120 per pengguna per bulan, dengan rata-rata$31,72 untuk satu pengguna. Tiga vendor lainnya menyediakan langganan bulanan berdasarkan jumlah pengguna tertentu, antara & nbsp;$500 dan $1.000 per bulan.

Jika transaksi bisnis Anda melibatkan pertukaran data yang intensif, dan Anda tahu berapa banyak pengguna yang diharapkan, model penetapan harga ini mungkin paling cocok untuk perusahaan Anda.

Terbaik untuk bisnis:Perusahaan kecil (di bawah 100 karyawan) dan perusahaan rintisan yang menggunakan volume data yang besar.

Per-halaman & nbsp;

Model harga per halaman melibatkan langganan bulanan berdasarkan jumlah halaman dokumen yang diproses melalui ruang data. Model penetapan harga ini tampaknya tidak populer karena hanya  lima dari 72 vendor  menawarkan model penetapan harga ini. Harganya berkisar antara & nbsp;$0,1 dan $ 0,75 per halaman, dengan rata-rata & nbsp;$0,48 per halaman & nbsp;atau & nbsp;$4.800 per 10.000 halaman (~ 1 GB).

Harga per halaman biasanya mencakup opsi untuk membeli kapasitas tambahan dengan biaya tambahan. Selain itu, perusahaan VDR dapat menghitung halaman secara berbeda tergantung pada jenis dokumen, terutama file non-PDF. Akibatnya, model penetapan harga ini tampak sangat mahal dan tidak dapat diprediksi dalam jangka panjang.

Terbaik untuk bisnis: Perusahaan dengan aliran dokumen kecil dalam transaksi singkat, biasanya di bawah 1 GB per bulan. Jika tidak, Anda akan membayar lebih mahal secara signifikan dibandingkan dengan model harga lainnya.

Kapasitas penyimpanan dokumen

Model penetapan harga kapasitas penyimpanan melibatkan langganan berulang berdasarkan GB yang digunakan dalam ruang data. Ini adalah pendekatan yang langka, yang diwakili oleh DealVDR dari Finsight. Biaya berlangganannya $416 per GB penyimpanan, dengan admin dan pengguna tak terbatas.

Model harga per GB mungkin merupakan pilihan terbaik Anda jika transaksi online Anda tidak menghasilkan data dalam jumlah besar seperti rekaman audio atau video dan file besar lainnya. Jika tidak, Anda harus terus-menerus meningkatkan penyimpanan data Anda, yang mungkin menimbulkan biaya tambahan yang cukup besar.

Terbaik untuk bisnis: Perusahaan yang bertukar file tekstual yang sebagian besar berukuran kecil.

Per fitur

Model penetapan harga per fitur mencakup langganan berulang berdasarkan produk dan layanan yang dipilih sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik. Hanya & nbsp;dua dari 72 penyedia VDR & nbsp;yang mengikuti pendekatan ini, menawarkan & nbsp;$92,25 dan $184,5 per bulan sebagai harga awal. Karena penskalaan ruang data, Anda dapat membayar lebih dari itu dalam jangka panjang.

Terbaik untuk bisnis: Perusahaan yang bekerja dengan penawaran singkat dengan persyaratan yang telah ditentukan.

Paket campuran

Paket campuran adalah langganan berulang yang menggabungkan fitur-fitur paket tetap dan model harga lainnya. Penyedia VDR semacam itu mengenakan biaya rata-rata $337,3 per bulan. Beberapa penyedia VDR mungkin menawarkan paket per-pengguna dan per-fitur tingkat rendah dan langganan tetap tingkat atas. Secara keseluruhan, 11 dari 72 vendor VDR mengikuti pendekatan ini.

Terbaik untuk bisnis:Perusahaan kecil dan menengah dengan penawaran sesuai permintaan dan berbagai persyaratan.

Faktor-faktor yang memengaruhi biaya ruang data virtual pada tahun 2023

Membandingkan opsi ruang data virtual berikut ini membantu memahami biaya ruang data virtual dan nilai uangnya. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan keyakinan akan investasi yang baik yang bermanfaat bagi produktivitas dan kinerja tim Anda.

Keamanan

Melindungi data sensitif adalah tulang punggung solusi ruang data virtual dan tujuan utamanya. Oleh karena itu, ini adalah kriteria paling penting bagi calon pengguna untuk dibandingkan. Dan inilah yang harus dicari dalam daftar fitur keamanan:

• Enkripsi 256-bit
• Prosedur autentikasi dua faktor tingkat lanjut
• Penandaan air dinamis
• Opsi pemulihan data
• Kepatuhan terhadap sertifikasi keselamatan internasional
• Penyimpanan informasi rahasia yang aman

Alat bantu manajemen dokumen

Selain penyimpanan dan pertukaran data yang aman, Anda juga harus memiliki alat bantu yang mudah digunakan untuk manajemen data, seperti mengunggah, mengunduh, menata, memindahkan, menghapus, mengedit, dan lain-lain.

• Unggahan massal
• Seret dan lepas
• Pengindeksan otomatis
• Pencarian dokumen yang diperluas
• Dukungan untuk banyak format dokumen
• Penghancuran jarak jauh
• Kontrol versi
• Tanda tangan elektronik bawaan

Manajemen proyek

Selain menyediakan keamanan dokumen dan fitur untuk mengelola dokumen sensitif, ruang data juga menawarkan tata kelola proyek di seluruh siklus. Hasilnya, tim mendapatkan kemampuan terintegrasi untuk menyederhanakan dan merampingkan alur kerja dan komunikasi di dalam tim serta mengelola beberapa kesepakatan secara bersamaan.

Misalnya, mereka selalu memiliki akses ke direktori perusahaan di ruang data, tugas yang diberikan kepada peserta, semua permintaan dari pihak lain, permintaan data uji tuntas, semua dokumen digital yang termasuk dalam daftar periksa, integrasi, dan pencapaian.

Jumlah penyimpanan

Sangat penting untuk memiliki penyimpanan awan yang cukup untuk pertukaran informasi yang intens selama kesepakatan dan integrasi pasca merger. Mengenai penyimpanan, sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, namun penting untuk memiliki  setidaknya 10 GB (100-500 GB lebih baik) untuk kerja sama jangka panjang.

Jumlah pengguna

Transaksi M & A melibatkan banyak peserta, mulai dari manajer senior, anggota dewan, CFO, dan CEO, hingga pengacara, bankir investasi, dan penasihat lainnya;

Harvard Business Review telah menemukan bahwa perusahaan menghabiskan lebih dari $40 miliar untuk penasihat per tahun, dan itu adalah jumlah yang sangat besar untuk lisensi pengguna di ruang data. Oleh karena itu, lebih baik memilih paket yang menawarkan pengguna dan administrator tak terbatas. 

Opsi pencitraan merek

Branding perusahaan membantu merekrut orang baru, mengurangi biaya perekrutan, dan meningkatkan keterlibatan karyawan, menurut Entrepreneur;

Aturan yang sama berlaku untuk branding digital, termasuk ruang data virtual. Oleh karena itu, akan lebih baik jika ruang data menampilkan opsi-opsi branding berikut ini:

• NDA khusus dan perjanjian lainnya
• Logo perusahaan dan tema warna
• Email undangan yang dapat disesuaikan
• Header dan footer yang dapat disesuaikan

Fitur-fitur canggih & nbsp;

Rangkaian fitur ini tidak dimiliki oleh semua penyedia VDR, tetapi memiliki dampak yang sangat positif pada alur kerja dan kolaborasi:

• Manajemen tugas. Tim menjadi lebih terorganisir dengan kemampuan untuk memberikan tugas dan melacak kemajuannya oleh manajer. Selain itu, setiap anggota tim mengetahui tugas dan tenggat waktu, mengetahui peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.
• Integrasi Slack. Integrasi ini membuat alur kerja menjadi lebih berbasis tim, sehingga menghasilkan pengoptimalan berbagi dokumen dan perpesanan. Namun, jika perangkat lunak ruang data virtual itu sendiri sudah mencakup banyak fitur untuk proses ini, integrasi Slack tidak mengubah apa pun.
• Penampil Excel bawaan. Dengan penampil Excel, Anda mengakses dan melihat spreadsheet langsung di platform ruang data virtual tanpa plugin apa pun.
• Analitik mendalam. Informasi terperinci tentang durasi sesi, berapa kali dokumen rahasia Anda diunduh, dilihat, atau dicetak, dan jumlah pengguna yang membuka file tertentu merupakan sumber wawasan berharga saat berurusan dengan investor, calon pembeli, dll.
• Pencarian cerdas. Mekanisme unik memungkinkan Anda untuk mencari seluruh konten, dan sebelum membuka dokumen, Anda akan diperlihatkan sebagian dari dokumen tersebut.

Bagaimana cara memilih pendekatan harga ruang data yang paling menguntungkan?

Anda bisa mengikuti panduan ini dengan pertanyaan penilaian mandiri untuk memilih pendekatan penetapan harga ruang data yang paling hemat biaya.

Buat garis besar kebutuhan Anda

Anda harus menguraikan kebutuhan Anda terlebih dahulu, termasuk jenis transaksi, durasi penggunaan ruang data, jumlah pengguna, dll. Ini akan membantu Anda membentuk ruang data yang ideal untuk kebutuhan Anda. Periksa pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Untuk apa saya akan menggunakan ruang data?
   Contoh: M&A, penyimpanan dokumen, kolaborasi harian.
2. Berapa banyak pengguna yang saya perlukan untuk ini?
   Contoh: 20, 30, 50 pengguna, atau seluruh perusahaan.
3. Jenis dokumen apa yang akan saya simpan di ruang data?
   Contoh: Video, PDF, gambar, dan file teks.
4. Berapa banyak penyimpanan yang saya perlukan untuk dokumen-dokumen ini?
   Contoh: 1 GB adalah 30 menit video HD, 600 gambar HD, dan 10.000 dokumen.
5. Fitur VDR apa yang saya perlukan untuk ini?
   Contoh: Unggahan cepat, enkripsi 256-bit, izin granular, dll.

Tentukan anggaran ruang data Anda

Akan lebih mudah untuk memilih model harga ruang data terbaik untuk kebutuhan Anda jika Anda memperkirakan anggaran untuk proyek Anda. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

6. Berapa banyak yang bisa saya keluarkan untuk ruang data, dengan mempertimbangkan kebutuhan dan durasi proyek saya?
   Contoh: $ 2.500 untuk tiga bulan, $ 15.000 setahun.
7. Berapa banyak yang bisa saya alokasikan untuk biaya ruang data skalabilitas?
   Contoh: $5.000 biaya tambahan per tahun.
8. Bagaimana anggaran proyek tradisional saya dibandingkan dengan anggaran ruang data?
   Contoh: $50.000 vs $20.000.

Bandingkan penyedia ruang data virtual

Setelah Anda menetapkan kebutuhan dan anggaran ruang data Anda, Anda bisa melihat apakah kebijakan harga penyedia ruang data sesuai dengan kebutuhan Anda. Periksa pertanyaan penilaian mandiri berikut ini:

9. Model harga apa yang ditawarkan oleh penyedia VDR?
10. Apakah penyedia VDR ini memenuhi persyaratan proyek saya?
11. Apakah penyedia VDR ini memenuhi persyaratan keamanan saya?
12. Apakah penyedia ini menawarkan pengguna, admin, dan penyimpanan tak terbatas?
13. Seberapa mahal opsi skalabilitas ruang data dalam penyedia VDR ini?
14. Apakah penyedia ini menawarkan uji coba gratis?
15. Apakah penyedia ini menawarkan paket khusus berdasarkan kebutuhan dan persyaratan klien?
16. Apakah ada ulasan nyata dari penyedia ruang data ini?

Bernegosiasi dengan penyedia ruang data

Dimungkinkan untuk menegosiasikan persyaratan pembayaran dan fitur tertentu dalam paket harga VDR. Misalnya, beberapa penyedia ruang data tidak mengenakan biaya apa pun hingga proyek ditayangkan. Anda bisa mengomunikasikan kebutuhan Anda dan menyepakati harga yang lebih rendah daripada yang dinyatakan secara resmi.

Cari promosi dan diskon

Anda dapat memeriksa diskon dan promosi. Banyak penyedia ruang data menawarkan diskon tahunan hingga 45%, diskon selamat datang, dan penawaran khusus untuk layanan yang dibundel. Anda juga bisa mengikuti situs web penyedia ruang data melalui program rujukan yang menawarkan potongan harga untuk klien yang berafiliasi.

Tentukan pendekatan harga terbaik

Sekarang, mari kita hitung biaya proyek ruang data dengan parameter berikut ini berdasarkan harga rata-rata penyedia VDR dalam penelitian kami:

• 30 pengguna
• Penyimpanan file aman sebesar 10 GB
• Durasi 6 bulan

Reputasi vendor VDR

Situs web yang terlihat modern, fitur yang kaya, harga yang kompetitif, dan janji pengoperasian yang sempurna serta dukungan tanpa henti – apa lagi yang bisa Anda minta? Meskipun ini mungkin merupakan penyedia VDR impian Anda, sebaiknya periksa kembali dengan sumber yang tidak memihak;

Untuk membentuk opini yang tidak bias tentang vendor, kami sangat menyarankan untuk membaca ulasan dan testimoni klien pada sumber tepercaya seperti G2,  Capterra, atau Nasihat Perangkat Lunak. Anda juga dapat melihat peringkat mendalam kami mengenai penyedia ruang data virtual terbaik.

Apakah layak berinvestasi dalam ruang data virtual?

Berinvestasi dalam solusi ruang data virtual akan menguntungkan semua proses bisnis karena penyedia VDR memberi Anda:

• Keamanan terbaik. Penyedia VDR modern memberikan perlindungan 24/7, pembaruan sistem secara teratur, dan program anti-virus yang terkoordinasi dengan baik untuk mencegah semua risiko. Kepatuhan terhadap standar internasional menjamin pendekatan komprehensif vendor VDR terhadap aspek keamanan;
• Berbagi file dan manajemen dokumen yang nyaman.Ruang data virtual mencakup alat bantu canggih yang merampingkan proses &uji tuntas,  M&A, penggalangan dana, dan transaksi perusahaan lainnya. Alur kerja M&A, alat perpesanan, unggah seret dan lepas, redaksi, dan laporan keterlibatan membantu mitra, bankir investasi, dan pembeli potensial mempercepat kesepakatan.
• Kontrol penuh atas data dan pengguna.Ruang data virtual menawarkan fitur-fitur mutakhir untuk perizinan terperinci dan pelacakan file. Admin dapat mengonfigurasi fungsi melihat, mengedit, mencetak, berbagi file, dll.
• Dukungan ahli. Penyedia ruang data virtual terbaik memiliki tim profesional yang siap memberikan dukungan teknis 24/7 dan bantuan orientasi.

Hal-hal penting yang dapat diambil

Penelitian Datarooms.org pada 116 penyedia ruang data menemukan enam model penetapan harga, termasuk paket tetap, per-pengguna, per-halaman, per-fitur, per-GB, dan paket campuran.

Faktor utama yang menentukan harga ruang data adalah keamanan, fitur ruang data, kapasitas penyimpanan, jumlah pengguna, dan pilihan merek;

Sangat penting untuk menemukan pendekatan harga terbaik Anda karena memungkinkan Anda menghemat biaya TI dari kesepakatan Anda dan meningkatkan alur kerja dengan ruang data yang paling bermanfaat;

Saat memilih paket harga ruang data, tentukan kebutuhan dan anggaran Anda, gunakan perbandingan biaya ruang data virtual, dan negosiasikan diskon. Jangan meremehkan nilai dari ulasan ruang data virtual di dunia nyata, luangkan waktu Anda, dan ingatlah: uji coba gratis bernilai ribuan kata.

FAQ