Harga Ruang Data Virtual: apa yang Perlu Anda Ketahui

Ruang data virtual saat ini telah melampaui pendahulunya secara fisik dalam segala hal. Meskipun sama amannya, andal, dan hemat biaya, mereka menawarkan lebih banyak fleksibilitas, kenyamanan akses jarak jauh, dan harga untuk setiap anggaran. Sayangnya, ketika memilih penyedia VDR untuk bisnis Anda, Anda mencari keseimbangan fitur dan harga, dan mudah untuk dibutakan oleh yang terakhir.

Untuk menyelamatkan Anda dari penyesalan pembeli, mari kita lihat apa sebenarnya yang Anda bayar dalam solusi ruang data virtual dan bagaimana memilih paket yang tepat dengan biaya yang dapat diprediksi.

Strategi penetapan harga ruang data

Vendor VDR menggunakan beberapa struktur penetapan harga dan sangat bervariasi ketika menagih solusi ruang data virtual mereka. Untuk membuat keputusan yang tepat, yang terbaik adalah mengetahui pilihan Anda.

Per-pengguna

Ketika datang ke harga ruang data virtual, membayar untuk jumlah pengguna VDR adalah salah satu opsi tertua dan paling sederhana yang tersedia. Jika transaksi bisnis Anda melibatkan pertukaran data yang intensif dan Anda tahu berapa banyak pengguna yang diharapkan, ini mungkin paling sesuai dengan perusahaan Anda.

Per-halaman

Banyak vendor menagih berdasarkan jumlah halaman dokumen yang diproses melalui ruang data. Ini adalah pilihan yang bagus untuk perusahaan dengan aliran dokumen kecil hingga menengah. Harga per-halaman biasanya mencakup sejumlah halaman tertentu, dengan opsi membeli kapasitas tambahan dengan biaya tambahan.

Kapasitas penyimpanan dokumen

Jika transaksi online Anda tidak menghasilkan volume data yang tinggi seperti rekaman audio atau video dan file besar lainnya, ini mungkin pilihan terbaik Anda. Jika tidak, Anda harus terus-menerus meningkatkan penyimpanan data Anda, yang mungkin menimbulkan biaya tambahan yang cukup besar.

Paket bulanan atau tahunan

Ini adalah pendekatan penagihan paling populer di dunia ruang data virtual saat ini. Vendor VDR dapat memadupadankan berbagai fitur dan batasan dengan harga yang kompetitif untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis rata-rata. Misalnya, paket dasar mungkin memungkinkan untuk satu proyek saja dan memiliki batas 10GB tetapi tidak memiliki batasan pada jumlah pengguna tamu.

Banyak penyedia ruang data juga menawarkan paket kustom yang bisa dinegosiasikan untuk perusahaan yang lebih besar. Jika Anda adalah bisnis berskala perusahaan dengan beberapa proyek ekstensif yang sedang dikerjakan, Anda pasti akan mendapatkan keuntungan dari opsi dengan penyimpanan dan ruang data tak terbatas. Kemungkinan besar, vendor ruang transaksi juga akan memberikan beberapa fasilitas tambahan dalam bentuk dukungan yang dipersonalisasi, sistem peran yang lebih canggih untuk kontrol akses, dan sebagainya.

Fitur dan harga dukungan ruang data

Kebetulan, cakupan dukungan sama pentingnya dengan jumlah gigabyte dan pengguna yang Anda dapatkan.

Katakanlah tim Anda tinggal beberapa menit lagi untuk menutup kesepakatan ketika fitur berbagi file dalam solusi ruang data virtual Anda tiba-tiba berhenti bekerja, dan pihak lain tidak dapat menerima kontrak yang telah direvisi. Klien Anda berada di zona waktu yang berbeda, hari kerja mereka hampir berakhir, dan merger harus berlaku besok pagi. Siapa yang akan Anda hubungi?

Perangkat lunak atau perangkat keras bisa mengalami kerusakan, dan saat itulah dukungan multibahasa 24/7 untuk perangkat lunak ruang data virtual Anda akan terbayar. Sebagian besar penyedia ruang data menawarkan opsi premium dengan paket mereka yang lebih mahal. Fitur-fitur tambahan mungkin benar-benar berguna dan biasanya termasuk:

• Dukungan sepanjang waktu dalam berbagai bahasa
• Obrolan langsung dan kontak telepon di atas opsi email default
• Respons cepat – 15 menit ke bawah
• Seorang manajer/ahli yang berdedikasi
• Onboarding termasuk dalam biaya paket

Kualitas dukungan merupakan faktor kunci yang dapat memengaruhi harga ruang data virtual. Sebenarnya, peningkatan biaya bisa diabaikan dibandingkan dengan risiko menemukan diri Anda berhadapan langsung dengan masalah teknis yang tidak terduga.

Namun, ada beberapa hal lagi yang perlu dipertimbangkan ketika memilih solusi VDR yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Mari kita lihat sekilas.

Fitur VDR ekstra

Selain mempelajari tentang fitur ruang data virtual standar yang disertakan dalam paket, perhatikan nilai ekstra yang ditawarkan vendor untuk menjadi yang terdepan dalam persaingan. Fungsionalitas tambahan tertentu mungkin tepat untuk bisnis Anda dan memberi nilai tambah yang menguntungkan vendor yang berusaha untuk memasukkannya.

Berikut ini beberapa contoh fitur tambahan yang dapat membuat ruang data virtual menonjol dari yang lain:

• Opsi branding. Jika klien Anda melihat nama dan logo perusahaan Anda setiap kali mereka memasuki ruang data bersama Anda, itu akan meninggalkan kesan yang abadi. Banyak pemain besar seperti iDeals dan ShareVault menawarkan ini dalam paket tingkat atas mereka.
• Fitur-fitur canggih untuk ketersediaan. Ini bisa mencakup solusi cloud sesuai permintaan atau hosting internal dengan jaminan waktu aktif 99,5%, pusat data tambahan, dan kepatuhan dengan berbagai standar seperti ISO 27001, GDPR, HIPAA, dan lainnya.
• Keamanan yang ditingkatkan. Menyesuaikan izin dan peran pengguna, otorisasi dua faktor, dan menerima koneksi dari alamat IP yang telah ditetapkan sebelumnya – langkah-langkah keamanan ekstra ini ditawarkan oleh sebagian besar vendor dengan harga yang lebih tinggi.

Pada banyak penyedia ruang data, Anda bisa memilih untuk membayar fitur-fitur ekstra tertentu. Namun, Anda harus memprioritaskannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Penentu biaya ruang data virtual

Membandingkan opsi ruang data virtual berikut ini membantu memahami nilai uang dari solusi tersebut. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan keyakinan dalam investasi yang baik yang menguntungkan produktivitas dan kinerja tim Anda.

Keamanan

Melindungi data sensitif adalah tulang punggung solusi ruang data virtual dan tujuan utamanya. Oleh karena itu, ini adalah kriteria paling penting bagi calon pengguna untuk membandingkannya. Dan berikut ini apa yang harus dicari dalam daftar fitur keamanan:

• Enkripsi 256-bit
• prosedur autentikasi dua faktor yang canggih
• penandaan air dinamis
• opsi pemulihan data
• kepatuhan terhadap sertifikasi keamanan internasional
• penyimpanan dokumen rahasia yang aman

Alat bantu manajemen dokumen

Selain penyimpanan dan pertukaran data yang aman, Anda harus memiliki alat bantu yang nyaman untuk manajemen data, yaitu mengunggah, mengunduh, menyusun, memindahkan, menghapus, mengedit, dll.

• unggahan massal
• seret dan lepas
• pengindeksan otomatis
• pencarian dokumen yang diperluas
• dukungan untuk banyak format dokumen
• penghancuran jarak jauh
• kontrol versi

Manajemen proyek

Selain menyediakan keamanan dokumen dan fitur untuk mengelola dokumen sensitif, ruang data juga menawarkan tata kelola proyek di seluruh siklus hidup. Akibatnya, tim mendapatkan kemampuan terintegrasi untuk menyederhanakan dan merampingkan alur kerja dan komunikasi di dalam tim dan di luarnya.

Misalnya, mereka selalu memiliki akses ke direktori perusahaan di ruang data, tugas yang ditugaskan kepada peserta, semua permintaan dari pihak lain, permintaan data uji tuntas, semua dokumen digital yang disertakan dalam daftar periksa, integrasi, dan tonggak pencapaian.

Fitur bonus

Rangkaian fitur ini tidak asli untuk semua penyedia VDR tetapi memiliki dampak yang sangat positif pada alur kerja dan kolaborasi melalui:

• Manajemen tugas. Tim menjadi lebih terorganisir dengan kemampuan untuk menetapkan tugas dan melacak kemajuannya oleh manajer. Selain itu, setiap anggota tim mengetahui tugas dan tenggat waktu, mengetahui peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.
• Integrasi Slack. Integrasi ini membuat alur kerja lebih berbasis tim, menghasilkan berbagi dokumen dan pengoptimalan pesan. Namun demikian, jika perangkat lunak ruang data virtual itu sendiri menyertakan banyak fitur untuk proses-proses ini, integrasi Slack tidak mengubah apa pun.
• Penampil Excel bawaan. Dengan Excel viewer, Anda mengakses dan melihat spreadsheet langsung di platform ruang data virtual tanpa plugin apa pun.
• Analisis mendalam. Informasi terperinci tentang durasi sesi, berapa kali dokumen rahasia Anda telah diunduh, dilihat, atau dicetak, dan jumlah pengguna yang membuka file tertentu adalah sumber wawasan berharga ketika berhadapan dengan investor, calon pembeli, dll.
• Pencarian cerdas. Mekanisme unik memungkinkan Anda untuk mencari melalui seluruh konten, dan sebelum membuka dokumen, ini menunjukkan kepada Anda sebagian dari itu.

Reputasi vendor VDR

Situs web yang tampak modern, fitur-fitur yang kaya, harga yang kompetitif, dan janji operasi tanpa cacat dan dukungan tanpa henti – apa lagi yang bisa Anda minta? Meskipun ini mungkin penyedia VDR impian Anda, yang terbaik adalah memeriksa ulang dengan sumber yang tidak memihak.

Untuk membentuk opini yang tidak memihak dari sebuah vendor, kami sangat menyarankan untuk membaca ulasan dan testimoni klien pada sumber-sumber tepercaya seperti G2, Capterra, atau Software Advice. Anda juga dipersilakan untuk melihat peringkat mendalam kami tentang penyedia ruang data virtual terbaik.

Apakah layak berinvestasi dalam ruang data virtual?

Terlepas dari industrinya, prioritas pemimpin adalah perlindungan data yang sangat andal dan kontrol penuh atas proses. Dan ruang data virtual, tidak seperti program lainnya, diciptakan untuk ini. Jadi, berinvestasi dalam produk ini bermanfaat untuk semua proses bisnis karena penyedia VDR memberi Anda:

Keamanan terbaik

Banyak ahli yang benar percaya bahwa menyimpan informasi rahasia di server organisasi atau layanan berbagi file konvensional seperti Google Drive tidak dapat dibandingkan dengan ruang data virtual. Lagi pula, penyedia VDR modern memberikan perlindungan 24/7, pembaruan sistem reguler, dan kerja program anti-virus yang terkoordinasi dengan baik untuk mencegah semua risiko.

Akhirnya, dan yang paling penting, kepatuhan platform dengan standar internasional menjamin pendekatan komprehensif dari vendor VDR terhadap aspek keamanan.

Manajemen dokumen yang nyaman dan aman

Ruang data virtual mencakup alat canggih yang membuat proses uji tuntas, M&A, penggalangan dana, IPO, dan transaksi perusahaan lainnya menjadi lancar. Operasi-operasi ini diketahui melibatkan dokumen sensitif dalam volume besar, dan VDR menyediakan fitur untuk mengelola dan melindunginya secara efektif. Hasilnya, mitra, bankir investasi, dan calon pembeli lebih bersedia untuk bekerja sama, yang juga merupakan keuntungan besar.

Kontrol penuh atas data dan pengguna

Tidak seperti solusi lainnya, ruang data virtual menawarkan fitur-fitur mutakhir untuk perizinan granular dan pelacakan file. Jadi, misalnya, untuk setiap peserta, pengguna administratif mengonfigurasi fungsi melihat, mengedit, mencetak, berbagi file, dll., dan kemudian dapat dengan mudah melacak tindakan pengguna secara real-time. Selain itu, jika manajer memperhatikan aktivitas yang mencurigakan pada platform, maka penyebabnya bisa ditelusuri dalam beberapa klik.

Dukungan ahli

Penyedia ruang data virtual terbaik memiliki tim profesional pada staf untuk membantu klien 24/7. Dengan cara ini, Anda dan karyawan Anda dapat menerima pelatihan operasional dan bantuan dalam menginstal perangkat lunak, mengunggah dokumen, penataan, dan menyelesaikan masalah teknis di masa mendatang. Seperti yang Anda lihat, kerja sama dengan penyedia setelah menginstal ruang data berlanjut dalam bentuk dukungan yang luar biasa di seluruh alur kerja dan pembuatan kesepakatan.

Pikiran akhir

Namun membingungkan pada pandangan pertama, struktur harga ruang data virtual menjadi cukup transparan jika kita memecahnya menjadi komponen-komponen kecil yang bermakna. Membandingkan berbagai paket yang ada, bermuara pada mengetahui fitur-fitur utama apa saja yang dibutuhkan perusahaan Anda dan menemukan paket yang sesuai dengan anggaran Anda.

Jangan meremehkan nilai ulasan ruang data, luangkan waktu Anda, dan ingat: uji coba gratis bernilai ribuan kata.