Virtual Data Room untuk M&A

Apa itu M&A?

Merger dan akuisisi (M&A) dilakukan ketika dua perusahaan atau lebih bergabung untuk membentuk satu entitas bisnis. Prosedur ini mungkin membutuhkan waktu beberapa bulan hingga beberapa tahun dan terdiri dari fase eksplorasi, uji tuntas, dan integrasi pasca-merger.

Fase eksplorasi

Di awal proses M&A, penjual menentukan apa yang mereka inginkan dari integrasi dengan perusahaan lain dan menetapkan kriteria untuk calon pembeli. Kemudian, mereka menghubungi perusahaan yang memenuhi kriteria, melakukan analisis evaluasi bersama, dan memberikan penawaran yang sesuai.

Uji tuntas

Setelah calon pembeli menerima penawaran, mereka melakukan analisis menyeluruh untuk aset penjual, liabilitas, metrik keuangan, basis pelanggan, sumber daya manusia, dan lainnya. Tujuannya adalah memastikan transaksi M&A memberikan nilai yang diinginkan.

Integrasi pasca-merger

Setelah uji tuntas sukses, proses integrasi menggabungkan dua bisnis menjadi satu. Partisipan M&A mengintegrasikan basis pengetahuan mereka, mengombinasikan teknologi dan sistem, menentukan kebijakan internal dan budaya perusahaan yang sama, menyusun struktur departemen yang baru, dan lainnya. 

m&a data room

Cara virtual data room meningkatkan alur kerja M&A

Perlindungan lebih baik

Tingkat keamanan yang ditawarkan oleh ruang data virtual terbaik untuk merger dan akuisisi hampir sama dengan bagaimana institusi keuangan melindungi aset mereka.

Sesuai dengan standar-standar keamanan yang diakui secara internasional, mereka mengenkripsi semua data Anda dan menerapkan praktik cybersecurity terbaru, mulai dari firewall ganda hingga autentikasi dua faktor. Selain itu, dengan fitur izin akses yang bisa disesuaikan, Anda dapat mengontrol pihak ketiga mana yang dapat melihat dokumen apa.

Penghematan waktu dan biaya

Saat ruang data untuk M&A tersedia dalam basis bayar sambil jalan, Anda tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk memelihara pusat data fisik — apalagi pembeli Anda dapat menghemat biaya perjalanan.

Selain itu, karena memiliki berbagai fitur tingkat lanjut, VDR mengotomatiskan banyak proses sehingga Anda lebih mudah dan cepat mengelola dokumen dan menangani masalah. Anda juga dapat mengelola beberapa transaksi dalam virtual workspace Anda.

Komunikasi lebih baik

Dengan akses yang mudah ke semua dokumen yang dibutuhkan, pembeli tidak perlu pergi ke ruang data fisik Anda setiap kali mereka membutuhkan informasi lebih lanjut — mereka cukup mengirimkan pertanyaan atau permintaan kepada Anda kapan pun. Ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan perusahaan-perusahaan di seluruh dunia secara bersamaan. Selain itu, Anda dapat memperlancar alur komunikasi menggunakan fitur diskusi langsung dan Q&A.

data room M&A, M&A, virtual data rooms for mergers and acquisitions, M&A data room

Cara mempersiapkan data room

Mengunggah berkas

Dengan penyedia ruang data M&A unggulan, proses persiapan ruang data menjadi mudah dan cepat. Anda cukup menarik dan menjatuhkan berkas dan folder yang dibutuhkan ke jendela unggahan. Pastikan saja dokumen Anda akurat dan sudah terkini.

Menyusun sistem berkas

Agar pembeli dapat menemukan semua dokumen yang mereka butuhkan dengan cepat, susunlah sistem berkas Anda. Selain itu, buatlah folder terpisah untuk semua dokumen non-rahasia yang dibutuhkan semua orang di awal M&A, dan juga folder yang berisi berkas sangat rahasia yang diminta oleh manajemen atas sebelum menyetujui kesepakatan.

Mengundang partisipan dalam data room

Segera setelah sistem berkas Anda siap, libatkan pemangku kepentingan. Berapa pun jumlah pengguna yang Anda undang, ruang data dapat memberikan berbagai izin akses untuk mengontrol siapa yang dapat melihat, mengunduh, dan mencetak berkas apa. Jadi, Anda dapat memperlancar prosesnya dan mencegah potensi kebocoran data. 

Kriteria memilih data room untuk M&A

Fitur keamanan

Meskipun ruang data virtual terkenal dengan keamanannya yang sangat baik, tingkat perlindungan dari setiap penyedia berbeda-beda. Jadi, pastikan VDR Anda menawarkan cakupan fitur perlindungan data yang lengkap, seperti:

  • Autentikasi dua faktor
  • Beberapa level akses ke dokumen, termasuk mode tampilan terbatas di mana pengguna hanya dapat melihat sebagian dokumen
  • Watermark dinamis yang muncul pada dokumen setiap kali seseorang melihat, mencetak, atau mengunduhnya

Kepatuhan terhadap keamanan

Saat memilih penyedia VDR, pastikan:

  • mereka mematuhi ISO27001 dan SOC2
  • mereka menggunakan keamanan fisik, autentikasi dua faktor, dan pengawasan tingkat lanjut untuk melindungi pusat data mereka
  • mereka mengevaluasi keandalan produk mereka secara berkala dengan bantuan ahli independen dan mengikuti praktik pengembangan software internasional terbaru

Laporan

Ruang data virtual harus membantu Anda melacak setiap tindakan, menentukan kelompok-kelompok yang paling aktif, dan mengidentifikasi bagian dokumen yang paling sering dikunjungi.

Fitur analisis dan laporan bawaan seperti ini akan membantu Anda mengambil keputusan yang penting sebelum terlambat. Misalnya, jika perwakilan pihak pembeli menghabiskan terlalu banyak waktu untuk dokumen tertentu, mereka mungkin punya kekhawatiran yang dapat Anda bahas secara proaktif.

Kemudahan penggunaan

Dalam kesepakatan M&A, Anda biasanya harus membagikan dan meninjau ribuan dokumen. Virtual data room yang mudah digunakan dengan beragam fitur struktur data dapat mempercepat proses ini secara signifikan. Carilah VDR yang menawarkan fitur-fitur berikut:

  • mendukung berbagai format berkas
  • akses multibahasa
  • antarmuka yang ramah seluler
  • fitur gulir yang memungkinkan Anda untuk melanjutkan ke dokumen berikutnya dengan mudah
  • mendukung banyak platform, termasuk iOS dan Android
  • undangan massal

Q&A terintegrasi

Menggunakan email untuk menjawab beberapa pertanyaan dari pihak pembeli bisa memunculkan masalah seperti risiko kebocoran data dan keraguan tentang siapa yang sudah melihat apa. Jadi, pertimbangkan VDR yang punya fitur Q&A.

Fitur ini akan membantu Anda mengontrol proses Q&A dengan memilah pertanyaan berdasarkan kelompok, folder, dan bidang keahlian. Anda juga dapat membuat laporan untuk melihat masalah apa yang paling sering dialami pengguna. Berdasarkan informasi ini, Anda dapat membuat daftar FAQ yang bisa dicari agar tidak perlu menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.

Kustomisasi

Ruang kerja virtual dengan sentuhan warna dan logo brand perusahaan tentunya akan membedakan Anda dari kompetitor lain. Karena itu, carilah ruang data dengan fitur kustomisasi yang unggul.

Selain memberikan keunggulan kompetitif, fitur ini juga mengurangi pekerjaan manual karena Anda dapat menyesuaikan dokumen dengan watermark, footer, dan header secara otomatis.

M&A adalah transaksi yang kompleks, dan untuk menyelesaikannya, Anda membutuhkan virtual data room terbaik dengan banyak karakteristik yang disebutkan di atas. Untuk menyederhanakan proses seleksi, lihat daftar penyedia ruang data terbaik kami.

TOP 3 Data Rooms
1. iDeals
ideals
Baca ulasan
2. Intralinks
intralinks
Baca ulasan
3. Merrill
merrill logo
Baca ulasan
To top