Saat ini data room online merupakan bagian penting dari tim tingkat lanjut yang ingin mempercepat alur kerja mereka. Ruang data virtual menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk kolaborasi produktif dan kinerja yang sangat baik. Yakni, pengguna dapat berbagi dokumen dengan aman, tetap berhubungan dengan pembeli dan bankir investasi yang tertarik, dan tetap diperbarui dengan fakta-fakta yang relevan 24/7.
Adapun klien virtual data room, sebagian besar dari mereka adalah lembaga keuangan, lembaga pemerintah, pendidikan, perawatan kesehatan, real estat, dan industri lainnya. Perusahaan-perusahaan ini menyiapkan solusi untuk kelancaran arus M&A, uji tuntas, penawaran umum perdana, transaksi keuangan, penggalangan dana, dll.
Apa itu M&A?
Transaksi merger dan akuisisi terjadi ketika dua atau lebih perusahaan bersatu untuk membentuk satu entitas bisnis. Khususnya, kesepakatan ini menjadi semakin umum karena membuka peluang baru bagi perusahaan. Selain itu, ini adalah langkah strategis untuk memangkas biaya, membangun basis pelanggan, meningkatkan pangsa pasar, dll.
Oleh karena itu, M&A adalah salah satu peristiwa terbesar dan paling signifikan dalam seluruh siklus hidup organisasi mana pun. Prosedur ini dapat memakan waktu beberapa bulan hingga beberapa tahun dan terdiri dari fase eksplorasi, proses uji tuntas, dan integrasi pasca-merger.
Fase eksplorasi
Pada awal proses M&A, penjual mendefinisikan apa yang mereka harapkan dari integrasi dengan perusahaan lain dan menetapkan kriteria untuk calon pembeli. Kemudian, mereka menghubungi perusahaan yang memenuhi kriteria, melakukan analisis evaluasi bersama, dan menawarkan kandidat yang cocok.
Proses uji tuntas
Setelah calon pembeli menerima penawaran, mereka melakukan analisis menyeluruh terhadap aset, kewajiban, laporan keuangan, basis pelanggan, sumber daya manusia, dan lainnya dari penjual. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa transaksi M&A akan membawa nilai yang diharapkan. Virtual data room untuk uji tuntas juga terbukti sangat aman dan andal.
Integrasi pasca-merger
Setelah proses uji tuntas berhasil, proses integrasi menggabungkan dua bisnis menjadi satu. Para peserta M&A mengintegrasikan basis pengetahuan mereka, menggabungkan teknologi dan sistem, memutuskan kebijakan internal dan budaya perusahaan yang sama, mengatur struktur departemen baru, dan banyak lagi.
Bagaimana virtual data room meningkatkan alur kerja M&A
Karena alasan awal untuk mengembangkan M&A data room, seluruh rangkaian fiturnya bertujuan untuk meningkatkan dan memfasilitasi transaksi. Hasilnya, pelanggan menerima mekanisme perlindungan data yang sangat aman, menghemat waktu dan uang, serta platform canggih untuk kerja sama. Oleh karenanya, semua hal ini memiliki efek yang sangat positif pada prosedur.
Perlindungan yang ditingkatkan
Tingkat keamanan yang ditawarkan oleh sebagian besar virtual data room untuk merger dan akuisisi sangat mirip dengan cara lembaga keuangan melindungi aset mereka.
Sesuai dengan standar keamanan yang diakui secara internasional, M&A data room mengenkripsi semua data Anda dan mengimplementasikan praktik keamanan siber terbaru, mulai dari beberapa firewall hingga autentikasi dua faktor. Selain itu, dengan bantuan izin akses yang dapat disesuaikan, Anda akan memiliki kendali penuh atas pihak ketiga mana yang melihat dokumen mana.
Mengurangi waktu dan biaya
Ketika data room Anda untuk M&A tersedia dengan basis bayar sesuai kebutuhan, Anda tidak perlu mengeluarkan banyak uang untuk memelihara pusat data fisik – belum lagi pembeli Anda menghemat biaya perjalanan.
Selain itu, karena berbagai fitur canggih, VDR mengotomatiskan banyak proses, sehingga jauh lebih mudah dan lebih cepat untuk mengelola dokumen dan menangani masalah. Selain itu, Anda dapat mengelola beberapa transaksi bisnis di ruang kerja virtual Anda.
Komunikasi yang lebih baik
Dengan semua dokumen yang diperlukan, pembeli tidak perlu melakukan perjalanan ke ruang data fisik Anda kapan pun mereka membutuhkan informasi lebih lanjut – mereka dapat menghubungi Anda dengan pertanyaan atau permintaan kapan saja. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan perusahaan dari seluruh dunia secara bersamaan. Selain itu, Anda bisa memperlancar arus komunikasi menggunakan fitur tanya jawab dan diskusi langsung.
Ideals
- Kontrol akses
- Penampil bawaan
- Pencarian teks lengkap
- Pengindeksan otomatis
- Branding yang dapat disesuaikan
- Q&A tingkat lanjut
- Dukungan obrolan langsung 24/7
- Waktu respons obrolan 30 detik
Citrix
- Kontrol akses
- Penampil bawaan
- Pencarian teks lengkap
- Pengindeksan otomatis
- Branding yang dapat disesuaikan
- Q&A tingkat lanjut
- Dukungan obrolan langsung 24/7
- Waktu respons obrolan 30 detik
DataSite
- Kontrol akses
- Penampil bawaan
- Pencarian teks lengkap
- Pengindeksan otomatis
- Branding yang dapat disesuaikan
- Q&A tingkat lanjut
- Dukungan obrolan langsung 24/7
- Waktu respons obrolan 30 detik
Intralinks
- Kontrol akses
- Penampil bawaan
- Pencarian teks lengkap
- Pengindeksan otomatis
- Branding yang dapat disesuaikan
- Q&A tingkat lanjut
- Dukungan obrolan langsung 24/7
- Waktu respons obrolan 30 detik
Box VDR
- Kontrol akses
- Penampil bawaan
- Pencarian teks lengkap
- Pengindeksan otomatis
- Branding yang dapat disesuaikan
- Q&A tingkat lanjut
- Dukungan obrolan langsung 24/7
- Waktu respons obrolan 30 detik
Cara mempersiapkan M&A data room: 3 langkah mudah
Pembelian data room hanyalah langkah pertama menuju kesepakatan yang lebih baik. Yang tidak kalah pentingnya adalah persiapan ruang kerja online untuk kenyamanan kerja kedua belah pihak. Inilah yang perlu Anda lakukan untuk memastikan bahwa solusi cloud yang hemat biaya membawa lebih banyak manfaat dan peningkatan.
1. Mengunggah file
Dengan penyedia virtual data room yang unggul, proses persiapan ruang data menjadi mudah dan cepat. Anda cukup menyeret dan meletakkan berkas dan folder yang diperlukan ke dalam jendela unggah. Pastikan saja bahwa dokumen Anda akurat dan mutakhir.
Adapun dokumen-dokumen yang harus ada di virtual data room, Forbes merekomendasikan file-file yang disebutkan di bawah ini. Perhatikan bahwa daftar ini bersifat saran, oleh karena itu, diskusikan setiap item dengan pengacara.
- Dokumentasi dasar perusahaan
- Modal tetap dan sekuritas lainnya
- Laporan pajak dan keuangan
- Aset dan properti
- Kekayaan intelektual
- Perjanjian penting
- Data penjualan, pemasaran, dan pelanggan
- Produsen dan pemasok utama
- Dukungan pelanggan
- Masalah regulasi
- Sengketa atau litigasi
- Data tentang asuransi
- Karyawan/HR
- Prosedur dengan pihak terkait
2. Menata sistem file
Agar calon pembeli atau pihak lain yang berkepentingan dapat menemukan semua dokumen yang mereka butuhkan dengan cepat, susunlah sistem file data room Anda. Selain itu, buat folder terpisah dengan semua dokumen non-rahasia yang diperlukan oleh semua orang pada awal M&A dan folder dengan file yang sangat rahasia yang diminta oleh manajemen puncak sebelum menutup kesepakatan.
3. Mengundang peserta ke data room
Segera setelah sistem file virtual data room Anda siap, sambutlah para pemangku kepentingan. Berapa pun jumlah pengguna yang Anda undang, ruang data memungkinkan pemberian izin lanjutan untuk mengontrol siapa yang dapat melihat, mengunduh, dan mencetak file yang mana. Dengan cara ini, Anda akan dapat merampingkan proses dan mencegah potensi pelanggaran keamanan.
Andalkan pilihan ahli kami – Ideals VDR
Kunjungi situs webKriteria untuk memilih virtual data room untuk M&A
Perhatikan beberapa kiat dalam memilih repositori online yang aman, karena tidak semua solusi ruang data virtual sama. Karena setiap calon pengguna tertarik pada produk terbaik untuk memenuhi kebutuhan mereka, ada beberapa hal sederhana yang perlu dipertimbangkan saat memilih.
Fitur keamanan
Meskipun ruang data virtual dikenal karena keamanannya yang ditingkatkan, tingkat perlindungan bervariasi dari penyedia ke penyedia. Jadi, pastikan bahwa VDR Anda menawarkan cakupan penuh fitur perlindungan data, seperti:
- Autentikasi dua faktor
- Beberapa tingkat akses ke dokumen rahasia, termasuk mode tampilan terbatas ketika pengguna ruang data hanya dapat melihat sebagian dari dokumen
- Tanda air dinamis yang muncul pada dokumen sensitif setiap kali seseorang melihat, mencetak, atau mengunduhnya
Kepatuhan keamanan
Saat memilih penyedia virtual data room Anda, pastikan:
- Mereka mematuhi ISO27001 dan SOC2
- Mereka menggunakan keamanan fisik, autentikasi dua faktor, dan pengawasan canggih untuk melindungi pusat data mereka
- Mereka secara teratur menilai keandalan data room mereka dengan bantuan pakar independen dan mematuhi praktik pengembangan perangkat lunak internasional terbaru
Laporan aktivitas data room
Virtual data room Anda harus memungkinkan Anda melacak aktivitas pengguna, menentukan grup yang paling aktif, dan mengidentifikasi bagian dokumen yang paling sering dikunjungi.
Fungsi pelaporan dan analisis bawaan seperti ini akan membantu Anda membuat keputusan penting sebelum terlambat. Misalnya, jika perwakilan sisi-beli menghabiskan terlalu banyak waktu pada dokumen tertentu, mereka mungkin memiliki kekhawatiran, yang bisa Anda atasi secara proaktif.
Kemudahan penggunaan
Transaksi M&A pada umumnya menyiratkan berbagi dan meninjau ribuan dokumen rahasia. Virtual data room yang mudah digunakan dengan beragam fungsi penataan data dapat mempercepat proses ini secara signifikan. Carilah VDR yang menawarkan fitur-fitur berikut ini:
- Dukungan berbagai format file
- Akses multibahasa
- Akses seluler yang ramah
- Fungsionalitas gulir-melalui yang memungkinkan Anda melanjutkan ke dokumen berikut dengan mudah
- Dukungan banyak platform, termasuk iOS dan Android
- Undangan massal
Tanya Jawab Terpadu
Menggunakan email untuk menjawab beberapa pertanyaan dari sisi pembeli menimbulkan masalah seperti risiko kebocoran data dan kemungkinan kebingungan tentang siapa yang melihat apa. Sebagai gantinya, pertimbangkan data room dengan fitur Tanya Jawab.
Ini akan memungkinkan Anda untuk mengontrol proses tanya jawab ruang data dengan menyortir pertanyaan berdasarkan grup, folder, dan bidang keahlian. Anda juga dapat membuat laporan untuk melihat jenis masalah apa yang paling sering dihadapi pengguna. Berdasarkan informasi ini, Anda dapat membuat daftar FAQ yang dapat dicari untuk menghindari menjawab pertanyaan yang sama.
Kustomisasi
Ruang kerja virtual yang ditata dengan warna dan logo merek perusahaan Anda pasti akan membedakan Anda dari pesaing. Mengingat hal itu, carilah ruang data dengan fitur kustomisasi yang unggul.
Selain memberi Anda keunggulan kompetitif, fitur ini juga akan mengurangi pekerjaan manual, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dokumen Anda dengan watermark, footer, dan header secara otomatis.
M&A adalah transaksi yang kompleks, dan untuk merealisasikannya, Anda memerlukan virtual data room terbaik dengan sebagian besar karakteristik yang tercantum di atas. Untuk menyederhanakan proses pemilihan, lihat daftar penyedia virtual data room terbaik kami.
M&A sebelum dan sesudah virtual data room
Karena belum ada yang pernah menjamin tingkat keamanan dan kenyamanan yang begitu tinggi, pengembangan ruang data virtual telah menjadi terobosan inovatif bagi bisnis di seluruh dunia. Karena jalannya M&A telah meningkat secara signifikan dengan adanya data room online, kita dapat membagi riwayat transaksi menjadi sebelum dan sesudahnya. Jadi, inilah yang digunakan oleh pihak M&A sebelumnya dan mengapa solusi online ini menjadi penting dari waktu ke waktu.
Sejarah M&A dan ruang data fisik
M&A dan kemunculan ruang data fisik saling terkait, karena gudang online ini lahir dari kesepakatan tersebut. Itu terjadi pada abad ke-19 selama “Gerakan Merger Besar”, ketika ada kebutuhan mendesak untuk penyimpanan data rahasia yang andal.
Jadi, ruang data fisik adalah ruangan khusus yang diisi dengan lemari yang berisi informasi rahasia dalam bentuk kertas.
Karena salah satu ciri khas M&A adalah jumlah dokumen yang sangat banyak, para pihak menetapkan aturan ketat untuk mengakses dan menggunakan catatan perusahaan. Misalnya, bisa berupa izin atau pembatasan fotokopi dan fotografi, prosedur tertentu untuk mengakses ruangan dengan perjanjian, dll.
Tidak diragukan lagi, pada suatu waktu, ruang data fisik merupakan dukungan yang sangat besar untuk kesepakatan dan, terlebih lagi, menjadi indikator perkembangan prosedur. Namun demikian, pendekatan ini memiliki keuntungan dan kerugian. Misalnya, pelanggan tidak yakin tentang perlindungan atau integritas data yang dapat diandalkan, karena pesaing, penyusup, dan bahkan bencana alam bisa mengancamnya.
Bagaimana cara kerja M&A ruang data fisik?
Untuk pemahaman yang lebih baik, mari kita selami lebih dalam sejarah ruang data fisik dan virtual data room untuk merasakan perbedaan dalam menyimpan dan mengakses informasi.
Penyimpanan data
Penyimpanan informasi sensitif yang relatif aman memerlukan tempat fisik, sering kali di lokasi organisasi. Namun, dalam kasus lain, firma hukum yang bertanggung jawab atas aspek hukum M&A dapat menyediakannya. Bagaimanapun, ada beberapa aturan dasar mengenai penyimpanan informasi di ruang data fisik:
- Seseorang harus menyortir dan mengindeks konten untuk kenyamanan peserta dalam transaksi.
- Jika perusahaan tidak memiliki cadangan elektronik, direktur memerlukan ruang untuk salinan tambahan di luar ruang data fisik. Dengan demikian, dokumen tidak akan hilang jika terjadi kecelakaan.
- Semua pihak yang berkepentingan harus mengakses indeks dokumen sebelum mengunjungi ruang data.
- Tidak seorang pun dapat menghapus data dari repositori kapan pun mereka mau.
- Secara umum, penggunaan laptop atau perangkat lain diperbolehkan. Namun, yang memiliki opsi penyalinan dilarang – scanner, smartphone, mesin fotokopi, dll.
- Karena informasi harus tetap utuh dan rahasia, para pihak tidak boleh, misalnya, menghapus, merusak, atau mengubahnya. Konsekuensinya, aspek kritis dari bekerja di ruang data fisik ini memerlukan kontrol manajemen atau pengawasan video untuk memastikan keamanan.
- Para pihak harus menandai dokumen yang baru ditambahkan dan memberitahukan kepada pihak lain tentang penambahan tersebut.
- Untuk mendapatkan salinan, peserta terlebih dulu membuat permintaan dan mengisi formulir. Ngomong-ngomong, permintaan hanya bisa dipenuhi jika dokumen bisa disalin.
Akses data
Ruang data fisik jelas lebih rumit daripada virtual data room dalam hal akses dokumen. Misalnya, Anda perlu menetapkan jam tertentu bagi anggota untuk mengunjungi repositori fisik. Selain itu, tidak selalu beberapa peserta dalam proses bisa berada di sana secara bersamaan. Berikut ini beberapa aturan lainnya:
- Karena langkah-langkah keamanan dan persyaratan peraturan, akses ke penyimpanan, tidak seperti virtual data room, tidak sepanjang waktu. Artinya, para pihak bisa bekerja dengan dokumen pada waktu tertentu.
- Biasanya, pengunjung harus menyebutkan nama narahubung dan menandatangani daftar pada saat kedatangan. Selain itu, mereka sering dimonitor sebagai tindakan untuk mencegah tindakan yang dilarang.
- Pemilik repositori dapat menolak akses data tanpa memandang waktu dan untuk alasan apa pun. Jika ada larangan bagi orang tertentu untuk tinggal di repositori, mereka wajib segera meninggalkannya.
- Kadang-kadang pengunjung menyerahkan ponsel mereka sebelum memasuki ruang data fisik dan menerimanya kembali ketika mereka pergi.
Semua pihak yang terlibat dalam uji tuntas dan M&A harus mengikuti aturan ini agar tidak membahayakan transaksi. Ternyata, persyaratan ini membuat operasi menjadi lebih membosankan dan memakan waktu. Namun demikian, untungnya, versi digital telah menggantikan ruang data tradisional.
Bagaimana ruang data mendapatkan manfaat dari kemajuan teknologi?
Selain ketidaknyamanan ruang data fisik, ruang data juga terbukti tidak aman. Akibatnya, para peserta M&A harus mencari solusi yang lebih tangguh untuk memenuhi kebutuhan mendesak akan perlindungan data.
Langkah pertama menuju digitalisasi penyimpanan dokumen fisik adalah CD-ROM yang dirilis oleh Sony pada tahun 1984. Dibandingkan dengan floppy disk, CD-ROM menyimpan data dalam volume besar, yang berdampak positif pada transaksi karena mempermudah penyimpanan dokumen.
Namun, para pengembang terpaksa mencari solusi yang lebih baik karena CD-ROM berisiko rusak atau hilang. Jadi, pada tahun 1996, Cloud Computing dari perusahaan teknologi Compaq Computers muncul di pasar, sehingga memungkinkan untuk menyimpan informasi secara online.
Akhirnya, sekitar tahun 2000-an, virtual data room memasuki pasar sebagai alternatif yang lebih andal untuk repositori fisik. Dirancang secara eksplisit untuk proses uji tuntas dan M&A, inovasi ini membebaskan peserta dari tugas yang berulang-ulang dan masalah keamanan. Dengan kata lain, ruang data merampingkan seluruh siklus hidup.
Pemikiran akhir tentang virtual data room untuk merger dan akuisisi
Ruang data telah menjadi alternatif modern dan kuat untuk ruang data fisik. Dengan demikian, platform online secara positif memengaruhi semua tahapan transaksi, menyediakan lingkungan yang sangat aman dan peluang kolaborasi bagi semua pihak yang berkepentingan.
Namun demikian, untuk memilih secara tepat apa yang dibutuhkan tim Anda, Anda harus terlebih dulu mempelajari layanan dari penyedia tertentu. Hasilnya, Anda akan memahami apa yang bisa Anda dapatkan dari produk dan manfaat apa yang akan dibawanya. Langkah berikutnya adalah mempersiapkan virtual data room M&A, yang mencakup penanganan dokumen sensitif dan mengundang banyak pengguna.
Bagaimanapun, pertama-tama lihatlah vendor virtual data room teratas yang menawarkan alat bantu terbaik untuk seluruh siklus hidup M&A.
